Inteligentny program do opieki
Agencje opiekuńcze świadczące usługi 24h są zobowiązane do przetwarzania dużych ilości informacji w krótkim czasie. W celu świadczenia najwyższej jakości usług opiekuńczych dla seniorów zespoły Agencji Opieki powinny korzystać z odpowiednich narzędzi.
Platforma Hrily, jako kompleksowe narzędzie, wspiera zarówno firmy pozyskujące rodziny z Niemiec i Austrii, jak i te z krajów pochodzenia opiekunów, takich jak Polska, Słowacja, Rumunia i Chorwacja.
Oprogramowanie do opieki Hrily pozwala na uzyskanie wszystkich danych do 3 kliknięć. Dashboard informuje, co jest do zrobienia. Dane są automatycznie przesyłane pomiędzy współpracujące Agencje Opieki, a profile rodzin są publikowane automatycznie na portalu ogłoszeniowym z formularzami rejestracyjnymi, na które może aplikować opiekun. Natomiast profile opiekunów osób starszych są publikowane na drugim portalu ogłoszeniowym, gdzie rodzina może sprawdzać dostępne osoby i również wypełnić formularze rejestracyjne. Elementy te usprawniają proces pozyskiwania rodzin i opiekunów.
Darmowe konto
Dążymy do optymalnego wdrożenia systemu i zachęcamy do założenia darmowego konta bez żadnych zobowiązań. Dodatkowo istnieje możliwość skorzystania ze spotkań online z naszym zespołem. W tym czasie możemy skonfigurować Państwa konto i wykonać wybrane operacje.
Darmowa prezentacja
Zachęcamy do umówienia się na prezentację naszej dedykowanej aplikacji, aby poznać, jak może ona usprawnić pracę w Agencji Opieki 24h. Zostanie ona wykonana w dogodnym dla Państwa czasie. Zakres będzie obejmował wybrane przez zespół zagadnienia. Odpowiemy na wszystkie pytania.
Umów się na darmową prezentację
Zalety dopasowanego programu
Z punktu widzenia użytkownika ważne jest, aby wszystkie dane miały swoje miejsce w programie. Gdy te same informacje są zapisywane w różnych miejscach i formatach, ich odnalezienie staje się trudne. A to skutkuje stratą czasu w przyszłości. Rozwiązaniem jest wdrożenia dedykowanej platformy dla Agencji Opieki. Obecnie narzędzia informatyczne potrafią usprawnić w ogromnym stopniu funkcjonowanie zespołów. Efektem czego są zalety, które doceniają:
- Szefowie Agencji Opieki i managerowie, którzy mają dostęp do wiedzy na temat firmy. Mogą przyspieszyć rozwój firmy dzięki wzrostowi efektywności.
- Pracownicy Agencji opieki, którzy nie muszą robić powtarzalnych i czasochłonnych zadań.
- Opiekunowie osób starszych pracują na lepiej dopasowanych sztelach, mają wszystkie formalności załatwione w krótkim czasie, a sama praca jest przyjemniejsza.
- Ogromną różnicą jest wzrost jakości świadczonych usług opiekuńczych. Obieg informacji jest szybki, dane są aktualne, a do osób wymagających opieki przyjedzie w krótszym czasie lepiej dopasowany opiekun.
Uniwersalne systemy CRM, ERP
We wszystkich firmach używane są oprogramowania. Większość z nich to uniwersalne produkty, takie jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, komunikatory, a także systemy CRM i ERP. Wszystkie mają jedną wspólną cechę. Są rozwijane w taki sposób, aby mogły z nich korzystać firmy z wielu branż. Co za tym idzie, użytkownik widzi wiele zbędnych funkcji, wdrożenie jest czasochłonne, a użytkownicy nie mają wpływu na rozwój. W uniwersalnych programach nie ma wielu niezbędnych funkcji, których wymagają Agencje Opieki.
Wady uniwersalnych programów
Z punktu widzenia Agencji Opieki lista wad takich produktów jest bardzo długa. Do najważniejszych należą:
- konieczność używania wielu systemów, co przekłada się na wyższe koszty
- brak przestrzegania wytycznych RODO (prawo do zapomnienia)
- tłumaczenia należy robić za każdym razem osobno
- wielokrotne kopiowanie tych samych danych
- brak automatycznych dopasowań
- tworzenie rozliczeń, faktur, dokumentów, organizowanie przejazdów jest robione ręcznie
- dane pomiędzy partnerskimi Agencjami Opieki są przekazywane za pomocą maili z załącznikami, a następnie ręcznie uzupełniane. W przypadku edycji danych, konieczne jest wykonanie operacji ponownie.
Rodzaje programów
Obecnie funkcjonuje bardzo wiele różnorodnych rodzajów narzędzi na niezliczonej liczbie rodzajów licencji. Przedsiębiorstwa w większości używają licencjonowanych systemów zainstalowanych na komputerach tzw. desktopowych oraz aplikacji webowych dostępnych w przeglądarkach.
Desktopowe
Oprogramowaniami desktopowymi są przykładowo Microsoft Office, Libre Office, Photoshop. Są one lokalnie zainstalowane na komputerze i wymagają zabrania komputera w przypadku pracy zdalnej. Programy nie umożliwiają pracy w zespole. Zaletą tych produktów jest praca bez internetu, natomiast wadą jest konieczność instalowania aktualizacji.
Webowe
Webowe aplikacje są dostępne w przeglądarkach na dowolnych urządzeniach. Zaletą tych systemów jest praca w zespole, dostęp do aktualnych danych, logowanie się z dowolnego urządzenia, brak konieczności aktualizacji. Do ich używania niezbędny jest internet.
Co to jest opieka
Całodobowa opieka 24h nad seniorami z zamieszkaniem to usługa, która zapewnia całodobową opiekę przez wykwalifikowany personel, w tym lekarzy, pielęgniarki i opiekunów. Mogą to być lekarze, pielęgniarki lub opiekunowie osób starszych, którzy ukończyli kursy opiekuńcze. Osoby, które wymagają usługi opiekuńczej to osoby starsze, po wypadkach oraz osoby z niepełnosprawnościami. Zakres wymaganej opieki jest bardzo różnorodny i zaczyna się od towarzyszenia w domu osoby starszej, przez pomoc w prowadzeniu gospodarstwa, higienie oraz wszystkich czynnościach około medycznych.
Opieka w domu klienta
Wiele osób pragnie spędzić starość we własnym domu, lecz z upływem lat osoby starsze często potrzebują wsparcia zewnętrznego. Często zdarza się, że do seniora wprowadzają się młodsi członkowie rodziny, ale nie zawsze jest to możliwe. W takich przypadkach pojawia się opcja, aby korzystać z usług opiekuńczych Agencji Opieki. Polega na tym, że opiekun przebywa z osobami wymagającymi opieki u nich w domu przez cały czas. Czasami się zdarza, że opiekun zamieszkuje w najbliższym sąsiedztwie, a w ciągu dnia przychodzi do podopiecznych. Zakres obowiązków jest bardzo zróżnicowany i zależy od kondycji podopiecznych, schorowania oraz miejsca zamieszkania.
Opieka w domu seniora
Przeniesienie do domu spokojnej starości oznacza dla seniora życie w nowym, nieznanym miejscu. Skutkuje to totalną zmianę w funkcjonowaniu codziennym. Senior przestaje widzieć swój dom, ogród i okolicę. Kontakt z sąsiadami, znajomymi zaczyna być bardzo utrudniony, co często bywa bardzo ciężkie do zaakceptowania.
Opieka godzinowa
Inna opcja to korzystanie z pomocy personelu opiekuńczego kilka razy w tygodniu lub w sytuacjach awaryjnych. Jest to doraźna drobna pomoc przy wybranych obowiązkach, np. przygotowaniu leków.
Gdzie szukać całodobowej opieki 24h dla seniorów z zamieszkaniem?
W internecie można znaleźć wiele firm oferujących usługi opiekuńcze 24h dla osób starszych. Na stronie Hrily znajduje się lista doświadczonych i renomowanych firm świadczących wysokiej jakości usługi opiekuńcze. Są to firmy o odpowiedniej jakości organizacji, które są prowadzone przez doświadczone osoby w branży.
Gdzie szukać ofert pracy w opiece
Oferty pracy od najlepszych Agencji Opieki są prezentowane na stronie Hrily. W nich znajdziemy wymagania, stawki, adresy, liczbę podopiecznych, opis warunków, gdzie będzie przebywał opiekun i inne ważne informacje. Są również dostępne formularze rejestracyjne, gdzie należy wypełnić wskazane informacje. Po uzupełnieniu można od razu zadzwonić do działu rekrutacji wybranej Agencji Opieki i ustalić szczegóły.
Rozwój Agencji Opieki dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu
Firmę można rozwijać na wiele sposobów. Najlepszym rozwiązaniem jest optymalizacja pracy, którą z sukcesem można wykonać dzięki platformie Hrily. Poszczególne czynności można wykonać w znacznie krótszym czasie. Przykładowo przygotowanie umowy w edytorze teksty z koniecznością kopiowana wszystkich elementów zajmuje około 10 minut, a warto dodać, że kopiowanie pociąga za sobą możliwość popełnienia ludzkiego błędu. W programie Hrily do obsługi całodobowej opieki 24h z zamieszkaniem można wykonać każdą umowę w czasie mniejszym niż 1 minuta.
Jakość pracy
Wszyscy z nas mają doświadczenie w wielokrotnym wykonywaniu powtarzalnych czynności. Takie zadania są nudne i zniechęcające do pracy. Powodują również, że pracownik ma mniej czasu na ważne czynności takie jak wywiad z rodziną czy opiekunem.
W Hrily wszystkie dane są dostępne na 1 klik, a dashboard sam informuje co należy zrobić i przypomina o zadaniach. Dedykowana platforma dla Agencji Opieki pozwala na rezygnację z wielokrotnego tłumaczenia, kopiowania danych do kolejnych systemów.
Dostęp do danych
Program Hrily do opieki domowej dla osób potrzebujących pomocy został zaprojektowany w taki sposób, aby wszystkie informacje były dostępne maksymalnie w 3 kliknięciach. Absolutna większość jest dostępna po pierwszym kliknięciu. Powoduje to wyższą jakość pracy oraz pozwala na rozwój firmy.
Praca zdalna
Podczas pandemii praca zdalna stała się powszechna i zyskała na popularności. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do aktualnych danych nawet jeśli zostały dodane przez członka zespołu, który pracuje w innej lokalizacji.
Praca z wielu oddziałów
Agencje opiekuńcze często otwierają oddziały w różnych miejscach, by lepiej służyć rodzinom i opiekunom osób starszym. Powoduje to wiele korzyści przy pozyskiwaniu nowych klientów jak i opiekunów. Nowoczesne systemy pozwalają na pracę przez rozproszone zespoły, bez utraty na jakości pracy. Program Hrily do opieki pracuje w 4 wersjach językowych, więc zespoły mogą pracować w tym samym czasie w wielu krajach.
Wymiana informacji pomiędzy Agencjami Partnerskimi
Usługi opiekuńcze w większości są oferowane przez dwie firmy. Pierwsza z nich pochodzi z kraju skąd jest klient. Pozyskuje ona rodzinę, robi wywiad i przesyła dane rodziny do swoich partnerskich Agencji Opieki. Partnerska Agencja Opieki pochodzi z kraju skąd pochodzi opiekun. Te dwie firmy czuwają nad prawidłowym świadczeniem usługi opiekuńczej. Taka sytuacja wymusza na partnerskich Agencjach Opieki to, że muszą przesyłać sobie bardzo dużo najróżniejszych danych. Najlepsze Agencje Opiekunek 24h korzystają z Hrily, gdzie informacje te są automatycznie przekazywane pomiędzy odpowiednimi firmami bez dodatkowej pracy. Pozwala to na wzrost efektywności, zdobycie przewagi nad konkurencją, oraz oferowanie wyższej jakości usług opiekuńczych.
Intuicyjność pracy
Program Hrily jest specjalistycznie dostosowany do branży opiekuńczej. Ma to takie zalety, że użytkownicy mają wszystko w jednym systemie, nie ma tam zbędnych elementów, nauka obsługi jest bardzo prosta. Ponadto część modułów można usunąć z widoku użytkownikom, co jeszcze bardziej upraszcza obsługę. Odpowiednio skonfigurowany dashboard wskazuje zadania do wykonania- od rekrutacji opiekuna osoby starszej czy pozyskania potencjalnej rodziny po wystawienie faktury za usługi i dodanie kolejnych kontraktów u klienta.
Porównanie nakładu pracy
W przypadku porównywania dobrze jest posiłkować się mierzalnymi parametrami.
Ile zajmuje stworzenie dokumentu?
Stworzenie umowy na 5 stron, gdzie trzeba wpisać około 30 informacji takich jak dane osobowe, dane kontaktowe, zajmuje w edytorze tekstu około 10 minut ze sprawdzeniem. W przypadku programu Hrily zajmuje to mniej niż 1 minuta.
Monitoring rejestracji rodzin i opiekunów osób starszych
Wielokrotne sprawdzanie informacji o rejestracjach nowych rodzin lub opiekunów seniorów zajmuje czas. Później zespoły kopiują dane z rejestracji do arkuszy kalkulacyjnych lub innego oprogramowania. W przypadku Hrily dane od razu są wpisane do systemu, a Dashboard bez ani jednego kliknięcia poinformuje o nowej rejestracji odpowiednie osoby.
Czas reakcji w tej branży jest kluczowy, a w przypadku dedykowanej platformy nie ma straty czasu.
Wykonanie rozliczeń w kontrakcie
Agencje Opieki 24h z krajów skąd pochodzą opiekunowie robią przeważnie trzy rozliczenia. Rodzina płaci im, oni płacą opiekunowi oraz partnerowi, który przekazał rodzinę. W przypadku kiedy kontrakt obejmuje część miesiąca, cały kolejny miesiąc i część kolejnego miesiąca, to w przypadku wykonania tego ręcznie operacja taka zajmuje około 10 minut + dodawanie doliczeń i odliczeń. W przypadku Hrily operacja ta zajmuje około 10 sekund.
Moduły w programie
Dzięki konstrukcji modułowej, użytkownicy z łatwością poruszają się po panelu. Nie ma możliwości na pomyłkę, a wszystkie dane są sprytnie rozmieszczone.
Opiekunowie
Moduł ten zawiera wszystkie informacje jakie Agencja Opieki potrzebuje zapisać na temat opiekuna. W profilu opiekuna jest komplet informacji związany z daną osobą, w tym zadania, dokumenty, pliki, rozliczenia, lista kontraktów, wysłane maile oraz automatyczne dopasowania czy komentarze.
Tworzenie profili w dowolnym języku
Kluczowym zadaniem jest tworzenie PDFa opiekuna w języku niemieckim. W Hrily zastosowaliśmy elastyczne szablony profili, gdzie Agencja Opieki ma pełną kontrolę nad wyglądem, oraz rozmieszczeniem poszczególnych elementów.
Dodawania certyfikatów i referencji do profilu
Jedną z bardziej docenianych funkcji w Hrily jest możliwość dodawania certyfikatów, referencji i dyplomów do profilu opiekuna. Efektem jest szybkie stworzenie kompletnego profilu opiekuna w języku niemieckim, z odpowiednimi plikami, w zaledwie 15 sekund.
Automatyczne dopasowania rodzin do opiekuna
Opiekun w swoim profilu ma zakładkę, która pokazuje od razu automatycznie dopasowanych klientów. Parametry dopasowania można w prosty sposób zmienić, a system modyfikuje wyniki.
Rodziny
Pod pojęciem rodziny (klientów) kryją się osoby kontaktowe, ich role i obowiązki, a także lista wymagań stawianych opiekunom osób starszych. Wymienione są również osoby wymagające opieki, wraz z zakresem obowiązków opiekuna, oraz warunki, w których będzie on przebywał.
Profil każdej rodziny zawiera kompleksowe informacje, takie jak rozliczenia, zadania, kontrakty, dokumenty, maile, automatyczne dopasowania do opiekunów, a także komentarze.
Wiele osób do opieki
Powszechnym zjawiskiem jest sytuacja, że opieki wymaga więcej niż jedna osoba. W Hrily w profilu klienta można dodać wiele osób do opieki, a w ich kontach można zaznaczyć czego wymagają od opiekuna. W profilu osoby podopiecznej jest plan dnia, gdzie można zaznaczyć rehabilitację, wizyty lekarskie, wizyty Pflegedienst, drzemki, godziny posiłków i inne ważne informacje.
Tworzenie profili rodziny
Profil rodziny można łatwo wygenerować w formie pliku PDF. Szablony, z których tworzone są profile rodziny są elastyczne i można skonfigurować je zgodnie z preferencjami. Dodatkowo może zawierać dowolne informacje.
Osoby kontaktowe
Często zdarza się, że klientem lub osobą kontaktową do umowy zostanie nowa osoba. Takie informacje możemy łatwo zmienić w profilu rodziny. W liście kontaktowej możemy dodać również apteki, które przygotowują leki, pflegedienst czy lekarza prowadzącego.
Automatyczne dopasowania opiekunów do rodziny
W profilu rodziny znajduje się zakładka, w której są opiekunowie, którzy spełniają wymagania rodziny. Parametry wyszukiwania można łatwo modyfikować.
Partnerzy
W module Partnerzy znajduje się lista współpracujących Agencji Opieki 24h. Możemy tam dodać oddziały, kontakty, oraz oznaczamy zakres współpracy z daną firmą. W profilu Agencji Opieki znajduje się lista przekazanych klientów i opiekunów z notatkami. Dodatkowo jest tam lista powiązanych dokumentów, zadań, rozliczeń, zestawień rozliczeniowych, plików i wysłanych maili.
Kontrakty
Jest to bez wątpienia najważniejszy moduł z punktu widzenia całej Agencji Opieki. W kontrakcie jest zawsze przypisany jeden klient i jeden opiekun. To jedyne słuszne założenia, aby był odpowiedni porządek w dokumentach, rozliczeniach i przejazdach. Możemy tu znaleźć wszystkie niezbędne informacje powiązane z danym kontraktem czyli dokumenty, rozliczenia, zadania, maile oraz komentarze.
Rozliczenia usług opiekuńczych
Rozliczenia są zaprojektowane tak, aby sprostać różnorodnym scenariuszom branży opiekuńczej. Można dodać wiele rodzajów rozliczeń, a w każdym z nich wybieramy rodzaj podmiotu, który płaci i któremu jest opłacane. Do wyboru jest Agencja czyli Państwa firma, klient (rodzina), opiekun osoby starszej, partner, który pozyskał klienta, oraz oddzielnie partner, który pozyskał opiekuna, oraz firma przewozowa. Stawki jakie możemy przypisywać to stawka za miesiąc, dniówki, stawka za godzinę, oraz jednorazowa opłata za usługę. Dodatkowo mamy możliwość prowizję obliczaną procentowo.
Agencja po dodaniu rodzajów rozliczeń łączy je w schematy, aby usprawnić dodawanie ich w samym kontrakcie, w którym wystarczy wybrać schemat wcześniej wybrany i uzupełnić stawki, które podpowiada aplikacja. Pozostałe obliczenia wykonują się automatycznie. Rozliczenia są podzielone na miesiące kalendarzowe, w których można zmienić liczbę dni do rozliczenia, oraz dodać dowolną liczbą doliczeń i odliczeń, które mają kategorię dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do statystyk.
Rozliczenia rodzin
Agencje opiekuńcze dla seniorów często mają wiele różnych ustaleń z rodzinami. Hrily obsługuje stawki miesięczne jak i dzienne. Przy opcji miesięcznych opłat użytkownik wybiera sposób obliczania dniówki, który został opisany w artykule na temat rozliczeń w branży opiekuńczej.
Rozliczenia opiekuna
Analogicznie wyglądają możliwości obliczania stawki w przypadku wynagrodzenia opiekuna. Dodatkowo można zaznaczyć przy jakiej umowie obowiązuje dane rozliczenie.
Rozliczenia prowizji
Opiekun i klient mają w swoich profilach pole, gdzie można przypisać partnera, który przekazał danego opiekuna osoby starszej lub klienta na domowe usługi opiekuńcze dla seniorów. W kontrakcie rozliczenia przypisane do partnera są automatycznie przypisane do odpowiedniego partnera.
Rozliczenia przejazdów
Agencje Opieki, które organizują przejazdy lub za nie płacą mają wszystko pod kontrolą. Program do opieki obsługuje dojazd do klienta jak i powrót od klienta. Istnieje możliwość obsługi dojazdu własnego, busem, pociągiem lub samolotem. W kontrakcie w przejazdach wybieramy firmę przewozową i dodajemy stawkę w odpowiedniej walucie. W statystykach są kompletne statystyki z opcją wygenerowania ich do pliku PDF.
Zestawienia finansowe
Zestawienia można skonfigurować i dowolnie nazwać. Mogą to być faktury, rachunki. Wszystkie dane na fakturze uzupełniają się automatycznie w tym numer, pozycje z usługami, stawki vat, kwoty netto i brutto, kwoty słownie itd.
Tworzenie dokumentów
Przy realizacji usług opiekuńczych 24h generowane są setki dokumentów, które zawierają wiele zmiennych danych. W Hrily wystarczy dodać szablony dokumentów z polami zmiennymi. Następnie przygotowane szablony dokumentów są wykorzystywane do tworzenia dokumentów w PDF. Dokumenty są automatycznie uzupełnione, zawierają grafiki, a przed samym wygenerowaniem dokumentu można go edytować. Lista dokumentów jest dostępna w profilu klienta, opiekuna, kontrakcie i partnerze.
Szablony maili
Poza samą opcją wysyłania maili Hrily posiada opcję tworzenia szablonów maili, które automatycznie tworzą treść wiadomości, którą można edytować przed wysłaniem. Dodatkowo lista adresatów jest zamknięta co ułatwia wysyłanie maili do zainteresowanych stron. Szablony maili mogą zawierać dane z profili opiekuna, klienta, kontraktu, partnera, przejazdów.
Pliki
Pliki można dodawać w profilach klientów, opiekunów, kontraktach, partnerach i firmach przewozowych. Można je oznaczać tagami, które są konfigurowalne. Wszystkie pliki mogą mieć dodatkowo opis. Agencje Opieki używają tej opcji, aby gromadzić umowy, referencje, certyfikaty, aneksy, faktury, dokumenty reklamacyjne, zdjęcia zakwaterowania opiekuna na miejscu u rodziny.
Formularze rejestracyjne dla rodzin
Agencje opiekuńcze mają możliwość dodawania różnorodnych formularzy rejestracyjnych. Liczba dostępnych pól jest bardzo duża, a dodatkowo można zaznaczyć, które pola są obowiązkowe. Możliwości edycji wyglądu formularzy są bardzo duże. Bez znajomości HTML można wiele elementów skonfigurować. Gdyby dla kogoś istniejące opcje nie wystarczyły jest dostępny kod HTML.
Przed opublikowaniem formularzy rejestracyjnych należy w konfiguracji dodać wszystkie zgody w odpowiednich językach. Następnie do formularzy należy dodać odpowiednie zgody, które przedstawiciel rodziny (klient) zaakceptuje. Zaakceptowane zgody są prezentowane w profilu rodziny.
Osoby kontaktowe
Do formularzy można dodać listę osób kontaktowych, gdzie można zaznaczyć jakie czynności należy lub można wykonać z daną osobą. Mogą to być przykładowo klient, osoba kontaktowa, pierwszy wywiad, sąsiad, pflegedienst, apteka, lekarz i inne.
Wielu podopiecznych
W formularzu rejestracyjnym jest również miejsce na dodanie jednej lub wielu osób do opieki. Liczba pól do dodania z profilu podopiecznego jest bardzo duża. Pola należy oznaczyć jako obowiązkowe, ustawić ich kolejność.
Wiele adresów
W celu kompleksowego zgromadzenia informacji na temat rodziny możemy dodać również opcję do uzupełnienia adresów, których może być wiele. Adresy można oznaczyć jako adres opieki, adres zamieszkania klienta itd.
Formularze rejestracyjne dla opiekunów
Dla Agencji Opieki, które pochodzą z krajów skąd są opiekunowie, rekrutacja pracowników jest bardzo istotna, dlatego formularze rejestracyjne cieszą się dużą popularnością. Na przestrzeni lat widzimy wzrost zainteresowania Agencji Opieki z krajów skąd pochodzą klienci (Niemcy, Austria, Holandia) formularzami rejestracyjnymi dla opiekunów, z uwagi na zakładanie oddziałów w kolejnych krajach.
Formularzy rejestracyjnych można dodać wiele, a każdy z nich może zawierać inne dane do uzupełnienia. Opiekun po rejestracji będzie od razu zapisany w systemie, a Dashboard automatycznie poinformuje o nowym kandydacie.
Doświadczenie w opiece
Do formularza rejestracyjnego możemy dodać tabelę, gdzie opiekun uzupełni swoje doświadczenie w opiece, w tym jak długo pracował, w jakim kraju.
Adresy
Adresy opiekuna osoby starszej są niezbędne do stworzenia dokumentów i również można je dodać do formularze rejestracyjnego.
Dashboard
Dashboard umożliwia dodanie wybranych elementów do górnej belki panelu, która odświeża się automatycznie. W programie do opieki 24h jest ponad 30 tabel, a każda z nich ma możliwość zapisania wielu kwerend. W kwerendzie są zapisane ustawienia filtrowania, układ kolumn, oraz sortowanie. Jednym kliknięciem można przełączać się pomiędzy kwerendami. Same kwerendy można dodawać do dashboardu, a najważniejsze z nich dodać do górnej belki, aby przez cały czas wskazywały najważniejsze informacje. Warto zapoznać się z przykładowymi ustawieniami dashboardu w Agencjach Opieki. Natomiast kombinacji ustawienia dashboardu dla wszystkich działów w Agencjach Opieki jest wiele.
Integracje z systemami zewnętrznymi
Ponad 30 tabel z około 1000 najróżniejszych danych można przesyłać do zewnętrznych narzędzi. Integracje są sukcesywnie dodawane zgodnie z potrzebami klientów. Główny nacisk jest położony na integrację z systemami księgowo – kadrowymi.
Zadania
Zadania mają trzy widoki. Są to układ tabelaryczny, kalendarz i łączący obie te opcje. Użytkownicy mogą się łatwo przełączać pomiędzy nimi w zależności od preferencji. Rodzaje zadania są konfigurowalne i mają przypisane kolory. Oprócz często spotykanych elementów w zadaniach takich jak priorytet, status, nazwa, osoba do której zadanie jest przypisane, planowana data zakończenia jest kilka elementów wykonanych zgodnie z wymaganiami branży opiekuńczej. Wszystkie zadania można opcjonalnie przypisać do opiekuna, klienta, partnera, kontraktu, firmy przewozowej.
Procesy
Program do opieki umożliwia dodanie wielu różnych procesów, oraz przypisanie ich do zadania. Proces posiada listę etapów jakie należy wykonać. Wszystkie etapy mają ikony, które po zaznaczeniu w tabeli mają kolor zielony co w czytelny sposób wskazuje użytkownikom co w danym zadaniu zostało już wykonane, a co należy jeszcze wykonać.
Komentarze
Częsty kontakt z opiekunami, rodzinami, partnerami, oraz z partnerami w sprawie konkretnego kontraktu powoduje potrzebę dodawania licznych komentarzy. W programie do obsługi usług opiekuńczych Hrily jest opcja dodawania komentarzy we wszystkich najważniejszych modułach. System automatycznie zapisuje kto, kiedy jaką wartość dodał. Dodatkową zaletą jest możliwość zapisywania komentarzy za pomocą przycisku Enter na klawiaturze.
Wszystkie komentarze są zebrane w oddzielnej tabeli, gdzie można sprawdzić jakość komentarzy, oraz ich liczbę.
Elastyczność programu do opieki 24h
Nasz zespół poświęcił 3 lata na projektowanie programu do opieki, zgłębiając potrzeby europejskich firm opiekuńczych. Dzięki tej wiedzy stworzyliśmy aplikację usprawniającą działanie firm i zapewniającą elastyczność w zarządzaniu. Poprzez elastyczność rozumiemy szybkie modyfikacje przez użytkownika, które są od razu dostępne w systemie.
Pod uwagę wzięliśmy potrzeby najmniejszych firm, które obsługują około 10 klientów jak i te które mają wiele oddziałów w kilku krajach i mają około 1000 klientów. Dodatkowym wyzwaniem było zaplanowanie pracy franczyzobiorców i franczyzodawców, jednak dzięki współpracy z licznymi partnerami wykonaliśmy elastyczną aplikację dla tego typu firm również.
Uprawnienia w systemie
W Hrily definiuje się role użytkowników i przypisuje im uprawnienia, ograniczając dostęp do niepotrzebnych modułów. To upraszcza wdrożenie oprogramowania.
Aplikacja w wielu językach
Platforma dostępna jest w czterech wersjach językowych: niemieckiej, angielskiej, polskiej i rosyjskiej.
Po założeniu konta są dostępne wszystkie tłumaczenia, które w razie potrzeby można łatwo zmienić. Opcje językowe aplikacji można wyłączyć, aby cały zespół korzystał z jednej wersji aplikacji.
Konfiguracja konta Hrily
Platforma ma około 200 elementów, które zmieniają funkcjonowanie systemu. Nie oznacza to, że trzeba je wszystkie zmieniać. Przykładowo Agencje Opieki 24h z Niemiec nie są zainteresowane konfiguracją modułu opiekunowie i przejazdy. A firmy opiekuńcze z Polski nie zgłaszają potrzeby konfiguracji profilu rodziny w PDF.
Oczekiwane zmiany należy wykonać w konfiguracji lub w ustawieniach. Po zapisaniu należy odświeżyć aplikację, a zmiany będą dostępne. Cała operacja trwa około 20 sekund. Zalecamy skonfigurować konto na samym początku użytkowania.
Wsparcie zespołu Hrily w korzystaniu
Naszym celem jest możliwie najlepsze wdrożenie programu w zespole klienta. Podążanie za potrzebami poszczególnych członków zespołu i możliwie szybka reakcja i wyjaśnienie jak użytkownik może uzyskać oczekiwany efekt. W przypadku jeśli dostępne rozwiązanie nie jest satysfakcjonujące to dodajemy dodatkowe opcje zgodnie z oczekiwaniami. Stały kontakt jest konieczny z uwagi na nowe osoby w zespołach korzystających z Hrily.
Spotkania z naszymi klientami wdrożeniowo – warsztatowe to ulubiona część naszej pracy. Jest to moment kiedy możemy wypracowywać wspólnie nowe rozwiązania, aby usprawniać pracę. Na nasze szczęście ten proces nie ma końca i ciągle wdrażamy nowe udogodnienia.
Osobisty opiekun
Nasi klienci mają osobistego opiekuna, który zajmuje się wdrożeniem i szkoleniami. Pozwala to na poznanie firmy, osób i charakterystycznych wymagań.
Spotkania online
Wszystkich użytkowników zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym zespołem. W celu omówienia jakiegoś zagadnienia ustalamy termin spotkania online i z udostępnionym ekranem pokazujemy jak uzyskać oczekiwany rezultat. W przypadku jeśli zagadnienie dotyczy przekazywania informacji pomiędzy użytkownikami modelujemy przepływ pracy.
Spotkania u klienta w firmie
Istnieje możliwość zorganizowania spotkań w naszej siedzibie lub biurze klienta, jeśli to jest jego preferencją. Ustalamy zakres szkolenia, miejsce oraz osobę, która przeprowadzi szkolenie z obsługi programu do opieki.
Unikatowa wiedza na temat optymalizacji pracy
Nasz zespół w trakcie opracowywania zakresu funkcjonalności nawiązał relację z wieloma bardzo doświadczonymi osobami z branży. W trakcie wielu spotkań, które trwały setki godzin udokumentowaliśmy potrzeby branży, oraz opracowaliśmy optymalne narzędzie do organizacji pracy w opiece.
W trakcie wdrożeń wypracowujemy z użytkownikami kolejne dobre praktyki, które przekazujemy pozostałym użytkowników.
Nasz zespół posiada unikatową wiedzę na temat wdrożeń systemów do opieki. Dzięki temu nasi użytkownicy uzyskują przewagę nad konkurencją.
Wdrożenie programu w Agencji Opieki
Sposób wdrożenia narzędzia Hrily jest zawsze dostosowywany do możliwości i potrzeb zespołu. Spontaniczne spotkania są jak najbardziej możliwe, a naszym założeniem jest dostępność zespołu wsparcia przez 4 godziny dziennie lub więcej. Na wszelkie zapytania odpowiadamy na bieżąco.
Certyfikaty jakości
Po odpowiednim wdrożeniu programu do opieki 24h Hrily zespół Agencji Opieki funkcjonuje znacznie lepiej. Firmy takie oferują wyższej jakości usługę opiekuńczą seniorom, oraz lepsze stanowiska pracy dla opiekunów osób starszych.
Organizacja pracy jest istotnie wspierana przez dedykowaną platformę co przekłada się na szybsze wykonywanie obowiązków.
Najlepsze Agencje opiekuńcze otrzymują certyfikat jakości, który jest potwierdzeniem odpowiedniej organizacji pracy.
Wyższa jakość usług opiekuńczych
Rodziny, które korzystają z pomocy opiekunów osób starszych są lepiej obsłużeni, mają lepiej dopasowanych opiekunów do swoich wymagań, a cały proces przebiega szybciej. Unikatowe wymagania są łatwiejsze do zrealizowania. Proces rejestracji i kontaktu z zespołem Agencji Opieki jest usprawniony przez co klient jest lepiej obsłużony.
Lepsze warunki pracy dla opiekunów
Dzięki funkcjom do rekrutacji opiekun osoby starszej bierze udział w sprawnie przeprowadzonym procesie. Formularz rejestracyjny zawiera wszystkie pola. Po uzupełnieniu opiekun może od razu zadzwonić i dopytać o listę sztel, gdzie może pracować. Rekruter ma wszystkie dostępne dane w profilu opiekuna w Hrily. Wygenerowanie dokumentów i przesłanie ich do opiekuna zajmuje około minuty.
Rekruterzy mogą szybko odpowiadać na wyjątkowe wymagania opiekunów, korzystając z szerokiej gamy opcji filtrowania.
Referencje od klientów
Poniżej znajdziecie Państwo rekomendacje programu Hrily, oraz zespołu wdrożeniowego.
Izabela Felisiak, Felizajob
Malina Stodolna-Sroczyńska, Laxo Care
Ulrich Gelfert, Pro domo – Pflegehilfe
Karolina Białojańska, Sensis Care
Najczęstsze pytania od klientów
Przed testowaniem i wdrażaniem Hrily do opieki zespoły pytają nas o wiele kwestii. Poniżej prezentujemy najczęstsze pytania, jednak nasz zespół jest do Państwa dyspozycji i odpowie na wszelkie pytania. Mamy pełną świadomość, że wdrożenie kompleksowego systemu do opieki nakłada na nas ogromną odpowiedzialność. Dobra współpraca wymaga wyjaśnienia wszelkich wątpliwości, dlatego zachęcamy do kontaktu.
Czy moje dane są bezpieczne?
Dane są zgromadzone na serwerze Amazon Web Services we Frankfurcie nad Menem w Niemczech. Dostęp do danych jest chroniony w profesjonalny sposób. System automatycznie tworzy kopie zapasowe. Dostęp do Państwa konta mają tylko aktywni użytkownicy, których wcześniej dodano do konta. Osoby te mają dostęp do danych w zakresie jaki umożliwia przypisane uprawnienie.
Jaka jest długość umowy?
Opłatę za dostęp do usługi możecie Państwo zapłacić za 3, 12, 24 miesiące.
Co mam zrobić jak system przestanie działać?
Analizując ostatnie dwa lata działania platformy możemy z przyjemnością pochwalić się, że system działał przez 99,957% czasu. Przyczyny awarii są zawsze eliminowane, a aplikacja jest odpowiednio monitorowana.
W przypadku kiedy Hrily przestaje pracować należy wysłać smsa lub maila z opisem błędnego funkcjonowania systemu. Nasz zespół podejmie prace analityczne i naprawcze niezwłocznie.
Czy wsparcie w użytkowaniu jest płatne?
Wsparcie w użytkowaniu jest bezpłatne. Liczba kontaktów nie jest ograniczona, a my zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem. Kontakt jest możliwy po niemiecku, angielsku, polsku i czesku.
Co się stanie jak zabraknie nam jakiejś funkcji?
Jako program specjalistyczny dla branży opiekuńczej, Hrily już uwzględnia lub jest w trakcie opracowywania funkcji odpowiadających Państwa potrzebom. Jeśli odkryjecie Państwo brak jakiejś funkcji prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia.
Nowe funkcje w Hrily
Nowe funkcje są dodawane do systemu co około 2 miesiące. Zakres nowych funkcji to efekt sugestii naszych klientów, partnerów, oraz naszej wiedzy.
Aktualizacje są automatyczne – po ich wgraniu, cały zespół od razu korzysta z najnowszej wersji aplikacji bez konieczności dodatkowej instalacji.
Cena za dostęp do Hrily
Cena jest uzależniona od liczba aktywnych kontraktów w miesiącu kalendarzowym. Przyjęliśmy taką politykę cenową, aby wspierać rozwój firm opiekuńczych każdej wielkości.
Zalety dedykowanego programu do opieki
Zalety z korzystania z dedykowanego systemu do opieki można sprowadzić do oszczędności czasu. Bierze się to z szybszego wykonywania zadań, oraz braku poszukiwania ich do wykonania, system sam je wykonuje.
Przekłada się to na wyższą jakość pracy wszystkich pracowników Agencji Opieki, opiekunów, oraz jakość usług opiekuńczych.
Większa efektywność pracy
Zwiększona wydajność pracowników i firmy jako całości sprzyja rozwojowi w zaplanowanych kierunkach. Możliwość integracji z partnerami i automatyczne przesyłanie danych usprawnia proces oferowania opiekunów w sposób fundamentalny.
Korzyści dla pracowników
Pracownicy wszystkich działów mają dopasowane narzędzie, które są w stanie opanować w bardzo krótkim czasie. Przepływ pracy nie wymaga dodatkowych czynności. Wystarczy, że pracownik wykona swoją część pracy, a odpowiednie osoby zostaną automatycznie poinformowane, że dalsze kroki powinny być wykonane przez nich.
Korzyści dla szefów
Szefowie firm widzą w przystępnej formie efektywność źródeł pozyskania opiekunów i klientów, pracowników, partnerów. Dodatkowo wysokości prowizji opłat za przejazdy są prezentowane w wygodny sposób. System pozwala na porównywanie danych, okresów przez co odpowiednie osoby otrzymują wartościową wiedzę.
Korzyści dla partnerów
Po zintegrowaniu konta Hrily z partnerem, wybrane dane są automatycznie przesyłane co powoduje oszczędność czasu w obu Agencjach Opieki oraz skraca czas reakcji. W branży opiekuńczej czas reakcji często jest kluczowy i decyduje o sukcesie.
Korzyści dla rodzin
Rodziny poszukujące opieki dla członka rodziny otrzymują w maksymalnie krótkim czasie pierwsze propozycje. Oferowani opiekunowie są odpowiednio wybrani zgodnie z wymaganiami i preferencjami. W sytuacjach nagłych wprowadzenie zmian zajmuje znacznie mniej czasu z uwagi na możliwości poszukiwania odpowiedniego opiekuna oraz przejazdu.
Korzyści dla opiekunów osób starszych
Opiekunowie biorą udział w szybkim procesie rekrutacji. Wszystkie informacje, dokumenty i propozycje wyjazdów otrzymują w krótkim czasie. Agencje Opieki są w stanie z większą dokładnością zaproponować odpowiednie rodziny, gdzie będą pracować.
Wygodne widoki tabel i kalendarze
Wszystkie tabele mają opcje filtrowania i zarządzania kolumnami. Powtarzalne ustawienia możemy zapisać jako kwerenda i jednym kliknięciem przenosić się pomiędzy kwerendami. Najważniejsze kwerendy możemy dodać do Dashboardu.
Historia zmian
Wprowadzone zmiany są dostępne w profilach. Przechodząc do poszczególnych modyfikacji widzimy kto, z jakiej wartości, na jaką wartość zmienił, datą i godzinę.
Opcjonalnie dostęp do historii zmian możemy użytkownikom wyłączyć.
Optymalne wykorzystanie bazy klientów (rodzin)
Wiele rodzin kontaktuje się z Agencjami opiekuńczymi i nie rozpoczyna korzystania z usług opiekuńczych od razu. Powody takiej sytuacji są różnorodne. Natomiast po pierwszym kontakcie warto wznawiać kontakt, ponieważ potrzeba po stronie rodziny może dalej występować na usługi opiekuńcze. Program do opieki zawiera wiele usprawnień do wznawiania kontaktu po określonym czasie.
Optymalne wykorzystanie bazy opiekunów
Większość Agencji Opieki z Polski ma bardzo dużą liczbę opiekunów zrekrutowanych na przestrzeni lat. Z mniejszą częścią z nich współpraca została rozpoczęta. Hrily zawiera szereg opcji, aby usprawnić reaktywowanie kontaktu z odpowiednimi perspektywicznymi kandydatami na opiekunów.
Rekrutowanie ciągle nowych opiekunów jest znacznie droższe niż optymalne korzystanie z dostępnej bazy kandydatów na opiekunów.
Przepływ pracy
Czas reakcji i wykonywanie operacji jest kluczowy w branży opiekuńczej 24. Oprogramowanie do opieki za pomocą kilku narzędzi usprawnia przepływ pracy:
- w pierwszej kolejności są to kwerendy i dashboard, który na bieżąco informuje pracowników o potrzebie wykonania danej operacji,
- konta Agencji Opieki można połączyć, a dane automatycznie są przesyłane pomiędzy agencjami Opieki.
Ma to największy wpływ przy ofertowaniu usług opiekuńczych. W Hrily od momentu zapisania rodziny w koncie do otrzymania pierwszych propozycji z profilami opiekuna mija od 2 do 10 minut.
Zgodność z RODO
Dzięki korzystaniu z programu Hrily spełnianie wytycznych RODO jest ułatwione. Zgody można łatwo dodać do swojego konta, a następnie dodać do formularzy rejestracyjnych. Opiekun i klient akceptuje zgody, które następnie są zapisane w profilu.
Dane są zabezpieczone w odpowiedni sposób na serwerze na terenie Unii Europejskiej. W każdym momencie opiekun czy klient może skorzystać z prawa do zapomnienia i poprosić o usunięcie wszelkich danych osobowych. W Hrily, gdzie wszystkie dane są skoncentrowane w jednym miejscu, realizacja prawa do zapomnienia jest znacznie uproszczona.