Dashboard w Hrily to po prostu panel, w którym każdy pracownik może zdefiniować swoje zadania, dostęp do potrzebnych dokumentów i danych. Po jednorazowej konfiguracji działa on już automatycznie.
Korzyści dla Agencji Opieki z konfiguracji Dashboardu są następujące:
- Wszystkie dane można uzyskać do 3 kliknięć;
- System sam informuje o zadaniach do zrobienia;
- Dashboard sam wskazuje zaistniałe sytuacje;
- Zestawienia statystyczna są dostępne na jeden klik;
- Przepływ pracy pomiędzy pracownikami jest płynny i nie wymaga dodatkowych działań;
- najważniejsze informacje są dostępne w jednym miejscu.
Konfiguracja dashboardu w Hrily
Ustawianie filtrów i kolumn w tabeli
W platformie Hrily jest do dyspozycji ponad 30 tabel. Wystarczy wybrać tabelę, z której dane chcemy dodać do Dashboardu. Następnie ustawić filtrowanie, które wskaże nam potrzebne dane. Układ kolumn w tabeli możemy ustawić również według naszego uznania. Takie ustawienia zapisujemy w postaci kwerendy. Nazwa kwerendy jest dowolna.
Dodawanie kwerendy do Dashboardu
W górnym lewym rogu znajduje się ikonka z Dashboardem. Należy w nią kliknąć. Następnie również w górnym lewym rogu będzie widoczna ikona ołówka.Po kliknięciu pojawi się opcja dodawania kwerend.
Kwerendę można dodać do Dashboardu, a znajdujące się w nim kwerendy można umieścić na górnym pasku w panelu. Zaletą umieszczenia kwerendy na górnym pasku jest to, że w panelu ciągle widzimy liczbę rekordów. Warto dodać na górnym pasku najważniejsze kwerendy, poniżej prezentujemy przykłady. Można ustawić dowolną kolejność kwerend w dashboardzie i na górnym pasku. Dodatkowo dashboard ma opcję ustawiania koloru kwerend.
Przykładowe ustawienia Dashboardu
Poniżej prezentujemy przykładowe filtrowanie i układ dashboardu. Prosimy traktować poniższe propozycje jako sugestię na początek. Nasz zespół chętnie pomoże w ustawieniu kwerend i dashboardu zgodnie z Państwa preferencjami.
Rekrutacja opiekunów osób starszych
Rejestracja opiekuna
Opiekun po wypełnieniu formularza rejestracyjnego jest automatycznie zapisany w bazie danych. Takie rekordy nie mają ustawionego statusu. Pozwala to na zapisanie odpowiedniej kwerendy i dodanie jej do dashboardu.
W tabeli OPIEKUNOWIE dodajemy filtr STATUS i zaznaczamy wszystkie statusy oraz klikamy opcję RÓŻNE.
Zaległe rekrutacje opiekunów osób starszych
Rekrutacje zaległe można w łatwo dodać w następujący sposób. W tabeli z opiekunami dodajemy dwa filtry:
- taki sam jak poprzednio oraz ze statusem
- data dodania (ustawiamy zakres dni) – w polu liczba dni w przód wpisujemy “- 2”
Taki filtr pokaże nam wszystkich opiekunów, którzy zostali dodani co najmniej dwa dni temu i nie rozpoczął się proces ich rekrutacji.
Statystyki rekrutacji
Liczba zrekrutowanych opiekunów w dowolnym przedziale czasu. Dodajemy filtr DATA DODANIA i ustawiamy zakres dni lub inną opcję. Na zrzucie filtr pokazuje liczbę dodanych opiekunów z ostatnich 180 dni.
Oczywiście do tego filtru możemy dodać rekrutera, źródło pozyskania, tagi, status i inne.
Ustalone terminy kontaktu z opiekunami
Proces rekrutacji wymaga kilkukrotnego kontaktu z kandydatem na opiekuna. W tym celu warto uzupełniać pole DATA NASTĘPNEGO KONTAKTU. Poniższy filtr wskaże ilu opiekunów ma ustawioną datę kontaktu na dziś.
Kolejny filtr wskaże nam opiekunów, którzy mają zaległą datę kontaktu.
Sprzedaż usług opiekuńczych 24h
Agencje Opieki pozyskują rodziny bezpośrednio lub od pośredników z Niemiec. Warto dodać następujące filtry do dashboardu, aby mieć pod kontrolą cały proces.
Formularz rejestracyjny rodziny
Rodzina po uzupełnieniu formularza rejestracyjnego jest automatycznie dodana systemu. Taki rekord nie ma ustawionego statusu. Sugerujemy ustawienie następującego filtra i dodanie go do dashboardu. Filtr ten pokazuje nowo dodane rodziny, którym należy przedstawić ofertę.
W przypadku, gdy Twoi partnerzy niemieccy przekazują Ci rodzinę, status jest już zapisany. Warto wówczas zmodyfikować filtrowanie w taki sposób. Filtr taki wskaże rodziny (klientów), którzy są przed podpisaniem umowy.
Rodzina z Niemiec zwleka z decyzją
W przypadku, gdy rodzina z Niemiec nie decyduje się szybko na podpisanie umowy, warto ustawić następujący filtr. Będzie on przypominał o kontakcie z potencjalnymi klientami, którzy zostali dodani co najmniej 5 dni temu i nadal mają status PRZED PODPISANIEM UMOWY.
Data następnego kontaktu z rodzinami (klientami)
Lista klientów, którzy mają ustawioną DATĘ NASTĘPNEGO KONTAKTU na dziś będzie widoczna w takim filtrze.
Często zdarza się, że kontakt w ustalonym dniu nie następuje. Warto dodać sobie filtr, który przypomina o kontaktach, których termin już minął.
Koordynacja, dyspozycja
Osoby, które dbają w Agencji Opieki o obsadę zleceń, mają bardzo wiele zadań pod kontrolą. Hrily przygotowało dla nich przykładowy zestaw filtrów, ułatwiających ich codzienną pracę.
Wyjazdy, które są w najbliższej przyszłości i nie ma wybranego opiekuna
Przygotowaliśmy dla was przykładowe 3 filtry, które oznaczyliśmy kolorami. Czerwony to wyjazdy najbliższe. Wskazują w trzech przykładowych przedziałach czasu kontrakty, gdzie nie ma wybranego opiekuna.
Profil opiekuna przesłany do rodziny
Oferta z profilem opiekuna została przesłana do rodziny. Hrily poinformuje odpowiednie osoby, aby skontaktowały się z rodziną. Poniżej prezentujemy filtr, który wskazuje przesłane propozycje do klientów od 2 do 7 dni temu.
Rodzina akceptuje opiekuna
W takim przypadku warto ustawić następujący filtr. Wskaże on wszystkich zaakceptowanych opiekunów, którzy sami jeszcze nie potwierdzili wyjazdu.
Kontrakty – data rozpoczęcia i data zakończenia
Hrily daje nieograniczone możliwości, aby ustawić filtry po dacie rozpoczęcia i zakończenia opieki. Przykładowo mogą to być kontrakty, które się dziś zaczynają.
Podobny filtr z innym przedziałem czasu.
Analogiczne filtry można ustawić po dacie zakończenia opieki.
Urodziny opiekunów i klientów
Hrily będzie informować o urodzinach opiekunów jeśli ustawimy taki filtr
Program poinformuje o urodzinach osób pod opieką, jeśli ustawimy taki filtr
Obecne kontrakty
Jedną z niezbędnych informacji dla Agencji Opieki jest liczba opiekunów pracujących np. w Niemczech w danym dniu. Poniższe filtrowanie będzie codziennie wskazywało aktualną wartość.
Kontrola nad obiegiem dokumentów
Dokumenty wysłane od 2 do 7 dni temu, które nadal nie mają statusu PODPISANY
Filtrowanie należy ustawić w przedstawiony poniżej sposób. Oczywiście takich filtrów z różnymi przedziałami czasu może być więcej. Dodatkowo możemy dodać filtr POWIĄZANIA (opiekun, klient, kontrakt) i z jakiego szablony dokument został wygenerowany.
Kontrakty, gdzie nie zostały dodane rozliczenia
Może się zdarzyć, że rozliczenia nie zostały dodane w kontrakcie . W takich sytuacjach z pomocą przychodzi filtr BRAKUJĄCE ROZLICZENIA dodany do Dashboardu.
Brak wystawionych faktur
Może się zdarzyć, że faktura nie zostanie wystawiona lub, że nie wszystkie rozliczenia zostały dodane do faktury. Filtrowanie przedstawione poniżej, poinformuje, gdy dojdzie do takiej sytuacji.
Przejazdy opiekunów
Po wybraniu opiekuna w kontrakcie Hrily poinformuje użytkownika o tym, że należy zorganizować przejazd. W tym celu należy ustawić następujące filtry.
Proszę potraktować powyższe przykłady jako inspirację, chociaż oczywiście zaczerpniętą z życia Agencji Opieki. Ustawienia filtrów, kwerend i dodawanie ich do dashboardu jest szybkie i łatwe, więc w każdym momencie będą mogli Państwo mogli wprowadzić modyfikacje.