Dashboard w Hrily jest panelem, umożliwiającym pracownikom definiowanie zadań, oraz zapewniającym dostęp do niezbędnych dokumentów i danych. Po jednorazowej konfiguracji, funkcjonuje on automatycznie.
Korzyści dla Agencji Opieki z konfiguracji Dashboardu są następujące:
- Dane dostępne są w maksymalnie trzech kliknięciach;
- System automatycznie informuje o zadaniach;
- Dashboard wskazuje na zaistniałe sytuacje;
- Zestawienia statystyczne można uzyskać jednym kliknięciem;
Konfiguracja dashboardu w Hrily
Ustawianie filtrów i kolumn w tabeli
W platformie Hrily jest do dyspozycji ponad 30 tabel. Wystarczy wybrać tabelę, z której dane chcemy dodać do Dashboardu. Następnie ustawić filtrowanie, które wskaże nam potrzebne dane. Układ kolumn w tabeli możemy ustawić również według naszego uznania. Takie ustawienia zapisujemy w postaci kwerendy. Nazwa kwerendy jest dowolna.
Dodawanie kwerendy do Dashboardu
Aby dodać kwerendę, kliknij ikonę Dashboardu w górnym lewym rogu, a potem wybierz ikonę ołówka, która również tam się znajduje, aby uzyskać opcję dodawania kwerend.
Kwerendę można dodać do Dashboardu, a znajdujące się w nim kwerendy można umieścić na górnym pasku w panelu. Zaletą umieszczenia kwerendy na górnym pasku jest to, że w panelu ciągle widzimy liczbę rekordów. Warto dodać na górnym pasku najważniejsze kwerendy, poniżej prezentujemy przykłady. Można ustawić dowolną kolejność kwerend w dashboardzie i na górnym pasku. Dodatkowo dashboard ma opcję ustawiania koloru kwerend.
Przykładowe ustawienia Dashboardu
Poniżej prezentujemy przykładowe filtrowanie i układ dashboardu. Prosimy traktować poniższe propozycje jako sugestię na początek. Nasz zespół chętnie pomoże w ustawieniu kwerend i dashboardu zgodnie z Państwa preferencjami.
Rekrutacja opiekunów osób starszych
Rejestracja opiekuna
Opiekun osoby starszej po wypełnieniu formularza rejestracyjnego jest automatycznie zapisany w bazie danych. Takie rekordy nie mają ustawionego statusu. Pozwala to na zapisanie odpowiedniej kwerendy i dodanie jej do dashboardu.
W tabeli OPIEKUNOWIE dodajemy filtr STATUS, zaznaczamy wszystkie statusy i wybieramy opcję RÓŻNE.
Zaległe rekrutacje opiekunów osób starszych
Rekrutacje zaległe można w łatwo dodać w następujący sposób. W tabeli z opiekunami dodajemy dwa filtry:
- taki sam jak poprzednio oraz ze statusem
- data dodania (ustawiamy zakres dni) – w polu liczba dni w przód wpisujemy – 2
Taki filtr pokaże nam wszystkich opiekunów, którzy zostali dodani co najmniej dwa dni temu i nie rozpoczął się proces ich rekrutacji.
Statystyki rekrutacji
Liczba zrekrutowanych opiekunów w dowolnym przedziale czasu. Dodajemy filtr DATA DODANIA i ustawiamy zakres dni lub inną opcję. Na zrzucie filtr pokazuje liczbę dodanych opiekunów z ostatnich 180 dni.
Oczywiście do tego filtru możemy dodać rekrutera, źródło pozyskania, tagi, status i inne.
Ustalone terminy kontaktu z opiekunami
Proces rekrutacji wymaga kilkukrotnego kontaktu z kandydatem na opiekuna. W tym celu warto uzupełniać pole DATA NASTĘPNEGO KONTAKTU. Poniższy filtr wskaże, ilu opiekunów ma ustawioną datę kontaktu na dziś.
Kolejny filtr wskaże nam opiekunów, którzy mają zaległą datę kontaktu.
Sprzedaż usług opiekuńczych 24h
Agencje Opieki pozyskują rodziny bezpośrednio lub od pośredników z Niemiec. Warto dodać następujące filtry do dashboardu, aby mieć pod kontrolą cały proces.
Formularz rejestracyjny rodziny
Rodzina po uzupełnieniu formularza rejestracyjnego jest automatycznie dodana systemu. Taki rekord nie ma ustawionego statusu. Sugerujemy ustawienie następującego filtra i dodanie go do dashboardu. Filtr ten pokazuje nowo dodane rodziny, którym należy przedstawić ofertę.
W przypadku, gdy Twoi partnerzy niemieccy przekazują Ci rodzinę, status jest już zapisany. Warto wówczas zmodyfikować filtrowanie w taki sposób. Filtr taki wskaże rodziny (klientów), którzy są przed podpisaniem umowy.
Rodzina z Niemiec zwleka z decyzją
W przypadku, gdy rodzina z Niemiec nie decyduje się szybko na podpisanie umowy, warto ustawić następujący filtr. Będzie on przypominał o kontakcie z potencjalnymi klientami, którzy zostali dodani co najmniej 5 dni temu i nadal mają status PRZED PODPISANIEM UMOWY.
Data następnego kontaktu z rodzinami (klientami)
Lista klientów, którzy mają ustawioną DATĘ NASTĘPNEGO KONTAKTU na dzień dziesiejszy, będzie widoczna w takim filtrze.
Często zdarza się, że kontakt w ustalonym dniu nie następuje. Warto dodać sobie filtr, który przypomina o kontaktach, których termin już minął.
Koordynacja, dyspozycja
Osoby, które dbają w Agencji Opieki o obsadę zleceń, mają bardzo wiele zadań pod kontrolą. Hrily przygotowało dla nich przykładowy zestaw filtrów, ułatwiających ich codzienną pracę.
Wyjazdy, które są w najbliższej przyszłości i nie ma wybranego opiekuna.
Przygotowaliśmy dla was przykładowe 3 filtry, które oznaczyliśmy kolorami. Czerwony to wyjazdy najbliższe. Wskazują w trzech przykładowych przedziałach czasu kontrakty, gdzie nie ma wybranego opiekuna.
Profil opiekuna przesłany do rodziny
Oferta z profilem opiekuna została przesłana do rodziny. Hrily poinformuje odpowiednie osoby, aby skontaktowały się z rodziną. Poniżej prezentujemy filtr, który wskazuje przesłane propozycje do klientów od 2 do 7 dni temu.
Rodzina akceptuje opiekuna.
W takim przypadku warto ustawić następujący filtr. Wskaże on wszystkich zaakceptowanych opiekunów, którzy sami jeszcze nie potwierdzili wyjazdu.
Kontrakty – data rozpoczęcia i data zakończenia
Hrily daje nieograniczone możliwości, aby ustawić filtry po dacie rozpoczęcia i zakończenia opieki nad seniorem. Przykładowo mogą to być kontrakty, które się dziś zaczynają.
Podobny filtr z innym przedziałem czasu.
Analogiczne filtry można ustawić po dacie zakończenia opieki.
Urodziny opiekunów i klientów
Hrily będzie informować o urodzinach opiekunów, jeśli ustawimy taki filtr.
Program poinformuje o urodzinach osób pod opieką, jeśli ustawimy taki filtr.
Obecne kontrakty
Jedną z niezbędnych informacji dla Agencji Opieki jest liczba opiekunów pracujących np. w Niemczech w danym dniu. Poniższe filtrowanie będzie codziennie wskazywało aktualną wartość.
Kontrola nad obiegiem dokumentów
Dokumenty wysłane od 2 do 7 dni temu, które nadal nie mają statusu Podpisany.
Filtrowanie należy ustawić w przedstawiony poniżej sposób. Oczywiście takich filtrów z różnymi przedziałami czasu może być więcej. Dodatkowo możemy dodać filtr POWIĄZANIA (opiekun, klient, kontrakt) i z jakiego szablony dokument został wygenerowany.
Kontrakty, gdzie nie zostały dodane rozliczenia.
Może się zdarzyć, że rozliczenia nie zostały dodane w kontrakcie. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi filtr BRAKUJĄCE ROZLICZENIA dodany do Dashboardu.
Brak wystawionych faktur.
W przypadku, gdy faktura nie zostanie wystawiona lub niektóre rozliczenia nie zostaną do niej dodane, poniższe filtrowanie poinformuje o tej sytuacji.
Przejazdy opiekunów
Po wybraniu opiekuna w kontrakcie Hrily poinformuje użytkownika o tym, że należy zorganizować przejazd. W tym celu należy ustawić następujące filtry.
Proszę potraktować powyższe przykłady jako inspirację, chociaż oczywiście zaczerpniętą z życia Agencji Opieki. Ustawienia filtrów, kwerend i dodawanie ich do dashboardu jest szybkie i łatwe. W każdym momencie możliwe jest wprowadzenie modyfikacji.