Kontrakt to połączenia jednego klienta i jednego opiekuna w wybranym przedziale czas. W profilu kontraktu znajdują się wszystkie informacje dotyczące tego zlecenia. W kontrakcie jest zawsze jeden klient oraz jeden wybrany opiekun. Pozwala to na odpowiednią strukturę danych związanych z umowami, rozliczeniami oraz innymi elementami.
Jeden kontrakt obsługuje następujące podmioty:
- rodzinę (klienta)
- opcjonalnie pośrednika rodziny (klienta)
- opiekuna osoby starszej lub agencję partnerską, która wysyła opiekuna do pracy
- opcjonalnie pośrednika opiekuna
- opcjonalnie firmę przewozową, która dowozi opiekuna na miejsce pracy
- opcjonalnie firmę przewozową, która odwozi opiekuna z miejsca pracy
Aby dodać nowy kontrakt, wchodzimy w moduł Kontrakty i klikamy w okienko Dodaj, znajdujący się w prawym górnym rogu. Następnie zaznaczamy i wpisujemy potrzebne informacje takie jak;
- Klient
- status kontraktu
- Data rozpoczęcia opieki
- Data zakończenia opieki
Okres świadczenia usług opiekuńczych
Okres opieki w jednym kontrakcie może trwać dowolnie długo. W przypadku sytuacji losowych daty opieki można łatwo zmienić. Program CRM zakłada automatycznie, że wszystkie dni w tym okresie są przepracowane. W profilu kontraktu jest Kalendarz kontraktu, gdzie można zmienić ilość pracy na
- tzw. połówka (żółty kolor), czyli Opiekun pracuje danego dnia połowę ustalonego czasu
- podwójny dzień (czerwony kolor), tutaj opiekun dostaje podwójną dniówkę, może to być np. w momencie gdy pracuje w Święto.
- Pełny dzień (kolor zielony) – zwykły dzień pracy
- wolne (kolor szary)
Aby zmienić ilość wykonanej pracy należy, kliknąć dany dzień. Zaznaczone dni są automatycznie przeliczone na dniówki. Zaktualizowana liczba dniówek będzie uwzględniona w rozliczeniach pomiędzy wszystkimi stronami.
Lista opiekunów w kontrakcie
W kontrakcie może być wybrany tylko jeden opiekun, natomiast może być wielu opiekunów, którzy
- byli zaproponowani klientowi
- byli odrzuceni przez klienta
- sami zrezygnowali z jakiegoś powodu
Lista wszystkich opiekunów jest dostępna w tabeli opiekunowie. W przypadku jeśli Państwa Agencja nie zna danych opiekuna, można wybrać Agencję Opieki, która wysyła opiekuna w ramach tego kontraktu. Jest to ważna opcja szczególnie dla Agencji Opieki z Niemiec.
W momencie kiedy opiekun zostaje wybrany, jego dane są prezentowane obok danych klienta w kontrakcie. Dodatkowo przy kliencie i opiekunie są informacje
- dane kontaktowe
- nazwę pośrednika opiekuna i klienta
- ustalenia finansowe
Aby dodać w profilu Kontraktu Opiekuna, klikamy Dodaj nad tabelą z Opiekunami. Następnie wybieramy opiekuna i przypisujemy mu status
- Propozycja przesłana do klienta (czeka na decyzję klienta)
- Zaakceptowany przez klienta
- Potwierdziły obie strony- ten opiekun realizuje kontrakt
- Odrzucona przez klienta
- Anulowana przez opiekuna
Powyższe nazwy statusów opiekuna w kontrakcie to tylko propozycja. Ich nazwy można zmienić oraz skonfigurować własną listę.
Przejazdy opiekuna
Po wybraniu opiekuna do realizacji usług opiekuńczych można przystąpić do realizacji przejazdu opiekuna do klienta. Program ERP dla Agencji Opieki posiada możliwość organizowania dojazdu do miejsca sprawowania opieki oraz powrotu. Platforma Hrily pozwala na gromadzenie następujących informacji w przejazdach
- firma przewozowa
- lista zrealizowanych czynności
- status płatności
- przejazd od -adres-lista adresów jest do wyboru z profilu opiekuna
- przejazd do
- data oraz godzina
Szybkie zadania
Jedną z możliwości ułatwiających pracę, jest również opcja dodawania szybkich zadań, znajdujących się w każdej zakładce, na szarym polu.
Komentarze
Przy każdej zakładce, możemy również dodawać komentarze i uwagi. Są one dostępne dla całego zespołu. Aplikacja pokazuje, kto i kiedy dodał dany wpis.
Rozliczenia kontraktu
Rozliczenia mogą być realizowane pomiędzy 7 różnymi stronami. Agencje Opieki mogą mieć jedną lub większą liczbę dowolnych rozliczeń. Program Hrily dla Agencji Opieki pozwala na utworzenie rozliczeń pomiędzy wszystkimi stronami. Są to
- Agencja. To jest Państwa firma
- Opiekun osób starszych
- Klient, czyli rodzina, która korzysta z usługi opiekuńczej
- Partner, który przekazał klienta
- Partner, który przekazał opiekuna
- Firma przewozowa, która dowozi opiekuna do pracy
- Firma przewozowa, która odwozi opiekuna z pracy
Każda ze stron może płacić każdej ze stron.
Rozliczenia Agencji Opieki z Niemiec
W przypadku niemieckich Agencji Opieki najpopularniejszym schematem rozliczeń jest sytuacja kiedy Partnerska Agencja Opieki od opiekuna płaci prowizję.
Rozliczenia Agencji Opieki z Polski
W większości przypadku mamy do czynienia z trzema rozliczeniami.
- Rodzina płaci za całą usługą Agencji Opieki z Polski
- Agencja Opieki z Polski płaci opiekunowi
- Agencja Opieki z Polski płaci prowizję pośrednikowi z Niemiec
Sposób obliczania należności jest konfigurowalny i obejmuje wszystkie przypadki. Kategoria rozliczeń to rozliczenie pomiędzy jedną a drugą stroną. W ramach kategorii rozliczenia należy wskazać
- nazwę rozliczenia
- kto płaci
- komu płaci
- waluta
- stawka VAT
- stawka-godzina, dzień, miesiąc, usługa
- sposób obliczania stawki dziennej ze stawki miesięcznej
Kategorie rozliczeń w dowolnej liczbie można połączyć w schematy, które w prosty sposób należy dodać do kontraktu. Cała praca jest ograniczona do wpisania stawek.
Inne stawki w obrębie kontraktu
W przypadku jeśli w obrębie jednego kontraktu jedna strona drugiej stronie będzie płacić inne stawki można takie rozróżnienie uwzględnić w zakładce Ustawienia rozliczeń. Wystarczy wpisać stawkę i przedział czasu od kiedy do kiedy obowiązuje.
Aby dodać nasze pierwsze rozliczenie, wchodzimy w moduł Kontrakty, wybieramy interesujący nas profil kontraktu, następnie klikamy w zakładkę Ustawienia Rozliczeń- Dodaj. Rozliczenia można dodać na dwa sposoby
- Dodać pojedyncze kategorie rozliczeń
- Dodać schemat rozliczeń, który zawiera kilka kategorii.