Kontrakt stanowi połączenie jednego klienta i jednego opiekuna w określonym przedziale czasowym. W profilu każdego kontraktu znajdują się kompletne informacje o zleceniu, w tym dane jednego klienta i wybranego opiekuna. Pozwala to na odpowiednią strukturę danych związanych z umowami, rozliczeniami oraz innymi elementami.
Kontrakt obejmuje:
- rodzinę (klienta),
- opcjonalnie pośrednika rodziny (klienta),
- opiekuna osoby starszej lub agencję partnerską, która wysyła opiekuna do pracy,
- opcjonalnie pośrednika opiekuna,
- opcjonalnie firmę przewozową, która dowozi opiekuna na miejsce pracy,
- opcjonalnie firmę przewozową, która odwozi opiekuna z miejsca pracy.
Nowy kontrakt dodajemy, przechodząc do modułu Kontrakty i klikając w okienko Dodaj, umieszczone w prawym górnym rogu. Następnie zaznaczamy i wpisujemy potrzebne informacje takie jak;
- Klient
- Status kontraktu
- Data rozpoczęcia opieki
- Data zakończenia opieki
Okres świadczenia usług opiekuńczych
Długość okresu opieki w ramach jednego kontraktu może być dowolna. W przypadku sytuacji losowych daty opieki można łatwo zmienić. Program CRM zakłada automatycznie, że wszystkie dni w tym okresie są przepracowane. W profilu kontraktu jest Kalendarz kontraktu, gdzie można zmienić ilość pracy na:
- tzw. połówka (żółty kolor), czyli Opiekun pracuje danego dnia połowę ustalonego czasu,
- podwójny dzień (czerwony kolor), tutaj opiekun dostaje podwójną dniówkę, może to być np. w momencie gdy pracuje w Święto,
- pełny dzień (kolor zielony) – zwykły dzień pracy,
- wolne (kolor szary).
Aby zmienić ilość wykonanej pracy należy, kliknąć dany dzień. Zaznaczone dni są automatycznie przeliczone na dniówki. Zaktualizowana liczba dniówek będzie uwzględniona w rozliczeniach pomiędzy wszystkimi stronami.
Lista opiekunów w kontrakcie
Chociaż w kontrakcie jest wybrany tylko jeden opiekun, lista może zawierać wielu kandydatów, którzy:
- byli zaproponowani klientowi,
- byli odrzuceni przez klienta,
- sami zrezygnowali z jakiegoś powodu.
Dostęp do pełnej listy opiekunów zapewnia tabela Opiekunowie. W przypadku, jeśli Państwa Agencja nie zna danych opiekuna, można wybrać Agencję Opieki, która wysyła opiekuna w ramach tego kontraktu. Jest to ważna opcja szczególnie dla Agencji Opieki z Niemiec.
W momencie, kiedy opiekun zostaje wybrany, jego dane są prezentowane obok danych klienta w kontrakcie. Dodatkowo przy kliencie i opiekunie są informacje:
- dane kontaktowe,
- nazwę pośrednika opiekuna i klienta,
- ustalenia finansowe.
Aby dodać w profilu Kontraktu Opiekuna, klikamy Dodaj nad tabelą z Opiekunami. Następnie wybieramy opiekuna i przypisujemy mu status:
- propozycja przesłana do klienta (czeka na decyzję klienta),
- zaakceptowany przez klienta,
- potwierdziły obie strony- ten opiekun realizuje kontrakt,
- odrzucona przez klienta,
- anulowana przez opiekuna.
Powyższe nazwy statusów opiekuna w kontrakcie to tylko propozycja. Ich nazwy można zmienić oraz skonfigurować własną listę.
Przejazdy opiekuna
Po wybraniu opiekuna do realizacji usług opiekuńczych można przystąpić do realizacji przejazdu opiekuna do klienta. Program ERP dla Agencji Opieki posiada możliwość organizowania dojazdu do miejsca sprawowania opieki oraz powrotu. Platforma Hrily pozwala na gromadzenie następujących informacji w przejazdach:
- firma przewozowa,
- lista zrealizowanych czynności,
- status płatności,
- przejazd od -adres-lista adresów jest do wyboru z profilu opiekuna,
- przejazd do,
- data oraz godzina.
Szybkie zadania
Jedną z możliwości ułatwiających pracę, jest również opcja dodawania szybkich zadań, znajdujących się w każdej zakładce, na szarym polu.
Komentarze
Przy każdej zakładce, możemy również dodawać komentarze i uwagi. Są one dostępne dla całego zespołu. Aplikacja pokazuje, kto i kiedy dodał dany wpis.
Rozliczenia kontraktu
Rozliczenia mogą być realizowane pomiędzy 7 różnymi stronami. Agencje Opieki mogą mieć jedną lub większą liczbę dowolnych rozliczeń. Program Hrily dla Agencji Opieki pozwala na utworzenie rozliczeń pomiędzy wszystkimi stronami.
- Agencja czyli Państwa firma
- Opiekun osób starszych
- Klient, czyli rodzina, która korzysta z usługi opiekuńczej
- Partner, który przekazał klienta
- Partner, który przekazał opiekuna
- Firma przewozowa, która dowozi opiekuna do pracy
- Firma przewozowa, która odwozi opiekuna z pracy
Każda strona może zapłacić każdej stronie.
Rozliczenia Agencji Opieki z Niemiec
W niemieckich Agencjach Opieki popularnym schematem rozliczeń jest sytuacja, gdzie Agencja Partnerska płaci prowizję od opiekuna.
Rozliczenia Agencji Opieki z Polski
W większości przypadku mamy do czynienia z trzema rozliczeniami.
- Rodzina płaci za całą usługą Agencji Opieki z Polski.
- Agencja Opieki z Polski płaci opiekunowi.
- Agencja Opieki z Polski płaci prowizję pośrednikowi z Niemiec.
Sposób obliczania należności jest konfigurowalny i obejmuje wszystkie przypadki. Kategoria rozliczeń to rozliczenie pomiędzy jedną, a drugą stroną. W ramach kategorii rozliczenia należy wskazać
- nazwę rozliczenia,
- kto płaci,
- komu płaci,
- waluta,
- stawka VAT,
- stawka-godzina, dzień, miesiąc, usługa,
- sposób obliczania stawki dziennej ze stawki miesięcznej.
Kategorie rozliczeń w dowolnej liczbie można połączyć w schematy, które w prosty sposób należy dodać do kontraktu. Cała praca jest ograniczona do wpisania stawek.
Inne stawki w obrębie kontraktu
W przypadku, jeśli w obrębie jednego kontraktu jedna strona drugiej stronie będzie płacić inne stawki można takie rozróżnienie uwzględnić w zakładce Ustawienia rozliczeń. Wystarczy wpisać stawkę i przedział czasu, od kiedy do kiedy obowiązuje.
Aby dodać nasze pierwsze rozliczenie, wchodzimy w moduł Kontrakty, wybieramy interesujący nas profil kontraktu, następnie klikamy w zakładkę Ustawienia Rozliczeń– Dodaj. Rozliczenia można dodać na dwa sposoby.
- Dodać pojedyncze kategorie rozliczeń
- Dodać schemat rozliczeń, który zawiera kilka kategorii.
Integracja profilu kontraktu z portalem z ofertami pracy
W dzisiejszym dynamicznym świecie rekrutacji opiekunów osób starszych kluczem do sukcesu jest efektywność i precyzja. Rozumiemy to doskonale, dlatego wprowadziliśmy innowacyjny system integracji profilu kontraktu z portalem z ofertami pracy. Proces ten znacząco usprawnia sposób, w jaki rekruterzy mogą dotrzeć do idealnych kandydatów.
Integracja polega na tworzeniu ofert pracy dla opiekunów osób starszych bezpośrednio z profilu kontraktu. Dzięki temu, że kontrakt jest szczegółowo opracowany – zawiera informacje o rodzinie niemieckiej, terminach świadczenia całodobowej opieki, a także stawce, jaką opiekun może zarobić – tworzenie ogłoszeń o pracę odbywa się automatycznie. Takie podejście nie tylko gwarantuje spójność informacji, ale przede wszystkim oszczędza czas rekruterów.
Po rejestracji opiekuna osoby starszej w systemie Hrily dzieją się dwie kluczowe rzeczy:
- Profil opiekuna jest natychmiast dodawany do konta z jasno określonym źródłem pozyskania. Co więcej, wprowadziliśmy specjalną tabelę, która umożliwia łatwe i szybkie zarządzanie ewentualnymi zdublowanymi profilami. To sprawia, że proces selekcji staje się bardziej przejrzysty i efektywny.
- Przypisanie do zlecenia: Po złożeniu aplikacji przez opiekuna, jego profil automatycznie zostaje przypisany do odpowiedniego zlecenia. System Hrily nie tylko aktualizuje status kandydata, ale również informuje, że nowi opiekunowie wyrazili zainteresowanie Państwa ofertą. Dzięki temu rekruterzy mogą szybko reagować na zmieniające się potrzeby i skuteczniej zarządzać procesem rekrutacji.
Korzystając z tych rozwiązań, Hrily zapewnia, że rekrutacja opiekunów osób starszych jest nie tylko szybsza, ale również bardziej dostosowana do specyficznych potrzeb każdego kontraktu. To zaś przekłada się na wyższą jakość usług opiekuńczych i większą satysfakcję zarówno klientów, jak i samych opiekunów.