Integralną częścią Platformy Hrily jest system, który pomaga kontrolować przepływ informacji i organizację pracy Agencji Opieki poprzez odpowiedni układ filtrów. Dzięki niemu, każdy pracownik może skupić się wyłącznie na istotnych w danym momencie zadaniach np: znalezieniu potrzebnych dokumentów, faktur czy sprawdzeniu rozliczeń. W tym artykule prezentujemy przykładowe ustawienia, które wskazują poszczególnym osobom / działom, co jest do zrobienia.
Liczba rekordów w poniższych kategoriach jest dostępna w Hrily bez dodatkowego klikania. Lista rekordów= jedno kliknięcie
Narzędzia i filtry do rekrutacji opiekunów
- Linki rejestracyjne, które umieszczone zostały w sieci, funkcjonują przez cały czas, a po rejestracji kandydata na opiekuna jego dane od razu są zapisane w panelu.
- Liczba kandydatów na opiekunów, do których jeszcze nikt nie zadzwonił.
- Osoby, które zarejestrowały się w ostatnich 7 dniach (przykład) i nikt się z nimi nie kontaktował.
- Data minionego kontaktu z kandydatami na opiekunów.
- Kontakt z kandydatami ustawiony na dzisiejszą datę. Liczba zrekrutowanych opiekunów w ostatnich 30 dniach / 90 dniach lub innym dowolnym przedziale czasowym.
- W profilu opiekuna w zakładce “Dopasowani Klienci” znajduje się lista klientów, u których opiekun może pracować. Jest tam opcja edycji warunków dopasowań.
- Aplikacja Hrily pokazuje, ilu mamy zrekrutowanych opiekunów, którzy nie zostali zaproponowani żadnej rodzinie.
Koordynacja, czyli najlepsze dopasowanie opiekunów do klientów i nie tylko
- Platforma przypomina, któremu klientowi trzeba dodać kontrakt.
- W tabeli kontraktów z opiekunami mamy wskazane umowy bez wybranego opiekuna – w kilku przedziałach czasowych, które są prezentowane oddzielnie.
- W tabeli kontaktów z opiekunami mamy wskazane zaproponowane osoby, które mają datę dodania lub edycji przykładowo 2 dni temu lub wcześniej. Należy do nich zadzwonić.
- W profilu klienta widać dopasowanych opiekunów. Usprawnia to proces, w którym kryteria parowania można dowolnie modyfikować.
Przejrzyste rozliczenia w Agencji Opieki
- System sam wskaże liczbę rozliczeń dowolnego rodzaju. Samo dodanie rozliczeń ogranicza się do wpisania stawek.
- Następnie należy skorzystać z tabeli, która pokaże, w ilu kontraktach nie ma dodanych rozliczeń.
- Tabela z rozliczeniami wskaże, które rozliczenia nie zostały dodane do zestawień.
- Analogicznie tabela z doliczeniami i odliczeniami wskaże, które należności nie zostały dodane do faktur.
- Wszystkie rozliczenia związane z rodziną / opiekunem / partnerami w dowolnym przedziale czasu są dostępne jednym kliknięciem. Oczywiście jest możliwy eksport do pliku CSV lub PDF.
Szybsze wyszukiwanie faktur
1. W zależności od tego, czy wystawiasz klientowi jedną fakturę, czy dwie (np. w przypadku, gdy w jednym miesiącu są dwie opiekunki) możesz sprawdzić liczbę faktur do wystawienia.
- pierwsza opcja jest dostępna w module kontrakt – filtrowanie po dniach opieki
- druga opcja jest dostępna w module Rozliczenia – filtrowanie po kategorii rozliczenia i wybranym miesiącu.
2. System sam podpowiada, jakie rozliczenia powinny się znaleźć na danej fakturze.
3. Zestawienia miesięczne / kwartalne / roczne z dowolnymi partnerami możemy utworzyć w postaci pliku PDF lub arkusza kalkulacyjnego.
Łatwe wyszukiwanie dokumentów
Liczba dokumentów, jakie tworzą Agencje Opieki z Polski jest bardzo duża. Filtrowanie dokumentów po statusie, powiązanie z opiekunem / klientem / kontraktem, oraz data ostatniej edycji pozwala na ustawienie pomocnych filtrów.
- Dokument wysłany, nie podpisany, którego data wysłania minęła 5 dni temu.
- Dokument utworzony, ale niewysłany.
- W kontrakcie pola:
- status umowy klienta
- status umowy opiekuna
wskażą odpowiednim osobom, jakie dokumenty są do przygotowania.
Organizacja transportu opiekunów
- W tabeli z przejazdami ustawiamy filtr z datą. Przykładowo takie, które zaczynają się od za 4 dni do 7 dni, posiadają status: do wykonania
- W tabeli z rozliczeniami mamy całe zestawienie usług przewozowych z podziałem na przewoźników, miesiące kalendarzowe oraz płatników.