15 marca odbyło się ósme spotkanie z zespołem Agencji Opieki z Poznania, mające na celu omówienie nowych zagadnień. Celem nadrzędnym jest wdrożenie systemu CRM w Agencji Opieki.
Naszą pierwszą prezentację przeprowadziliśmy około sześć miesięcy temu. Proces ten zajmuje dużo czasu z uwagi na fakt, że zespół ten posiada bardzo rozbudowane narzędzie ERP, które ma wiele zalet. To narzędzie zostało opracowane w 2005 roku. Było na przestrzeni lat wielokrotnie modyfikowane, ale nie ma możliwości na wprowadzanie kolejnych usprawnień, które są potrzebne do sprawnej obsługi usług opiekuńczych.
Lista poruszonych zagadnień
Na spotkaniu omówiliśmy kilka nowych potrzeb pracowników Agencji Opieki.
W modułach można dodawać komentarze, natomiast pracownikom brakuje tabeli zbiorczej z wszystkimi dodanymi komentarzami. Ponadto każdy komentarz powinien być oznaczony odpowiednią kategorią. Jest to istotne z punktu widzenia śledzenia liczby wykonanych operacji w kontrakcie z opiekunem, klientem. Dodatkowo można analizować liczbę operacji pracowników rekrutacji.
Możliwość filtrowania danych według kodów pocztowych jest dostępna w kilku sekcjach systemu.
Opiekun może wskazać preferencje co do lokalizacji. Jedną z opcji jest wpisanie kodu pocztowego.
Klient ma adres opieki, gdzie również wpisywany jest kod pocztowy.
Aktualne filtrowanie w Hrily nie uwzględnia opcji filtrowania na zasadach Zaczyna się od.
Zarówno sugestia dotycząca komentarzy, jak i filtrowania według kodów pocztowych, została przyjęta z entuzjazmem i przekazana do realizacji naszemu zespołowi programistów.
Rozliczenie usług opiekuńczych godzinowo
Sprawdziliśmy na spotkaniu, jak można obsłużyć usługi opiekuńcze godzinowo. Zespół Agencji Opieki z Poznania, od samego początku był informowany, że to nie jest celem Hrily, natomiast celem było, zarysowanie potrzeb, oraz analiza możliwości wdrożenia wybranych obszarów. Harmonogram spotkań opiekuna można wykonać w zadaniach, w kalendarzu. Dodatkowo procesem możemy obsłużyć śledzenie ustaleń związanych z wizytą. Chociaż Hrily umożliwia godzinowe rozliczenia, narzędzie to nie jest w tej kwestii zbyt wygodne. Zespół z Poznania ustalił, że samo obliczanie należności za opiekę godzinową, będzie realizowane w arkuszach kalkulacyjnych. Informacja o płatności może być dodana jako oddzielna usługa, z wpisaną kwotą do zapłaty. Plik z wyliczeniami, można dodać do profilu kontraktu lub klienta. Następnie w Hrily można wystawić zestawienie (rachunek) dla klienta w analogiczny sposób jak w przypadku usług opiekuńczych z zamieszkaniem.
Wdrażanie kolejnych funkcji w agencji opieki z Poznania
W świecie opieki nad seniorami zmiany są nie tylko konieczne, ale i mile widziane. Dowodem na to jest wspomniana agencja opieki z Poznania, która nie tylko wdraża wszystkie nowe funkcje w bardzo szybkim tempie, ale także aktywnie uczestniczy w ich kształtowaniu. Ostatnio mieliśmy przyjemność zaprosić przedstawicieli tej agencji do konsultacji planowanych nowych funkcji. Ku naszej radości, zgodzili się oni na współpracę, wnosząc swoje cenne doświadczenie i wiedzę do naszych prac warsztatowych. Dzięki temu nowe rozwiązania są bardziej dopasowane do realnych potrzeb i wyzwań branży.
Oferty pracy dla opiekunów osób starszych
Rewolucja w procesie rekrutacji opiekunów osób starszych to kolejny krok naprzód. Po przedstawieniu naszych pomysłów na usprawnienie tego procesu, przedstawiciele agencji opieki byli nie tylko zadowoleni z propozycji, ale również aktywnie włączyli się w ich rozwój. W trakcie prac warsztatowych wnieśli istotny wpływ na zagadnienia takie jak poziomy języka niemieckiego, pobieranie danych z profili rodzin i podopiecznych, automatyczne odświeżanie ogłoszeń oraz opracowanie automatycznych zadań, które za pracowników agencji opieki publikują oferty pracy. Po wprowadzeniu usprawnień, nasz zespół rozpoczął intensywne wdrażanie i zgłaszanie kolejnych uwag, które zostały błyskawicznie zrealizowane.
Pozyskiwanie rodzin poszukujących opiekunów osób starszych
Sprzedaż usług opiekuńczych dla osób starszych oraz z niepełnosprawnościami to kluczowe wyzwanie dla agencji opieki. W przypadku tej agencji, duże zainteresowanie wzbudziła nowa metoda pozyskiwania rodzin poszukujących całodobowej opieki domowej dla seniorów. Po wprowadzeniu tej innowacji, zespół szybko skorzystał z nowych funkcji. Już w pierwszym tygodniu po wdrożeniu, pojawiły się pierwsze zapytania o usługi opiekuńcze, co potwierdza skuteczność i potrzebę tego rodzaju rozwiązań.
Wysyłanie maili z szablonów
W branży opiekuńczej, wysyłanie setek powtarzalnych maili to codzienność. Dlatego stworzenie funkcji do wysyłania maili z szablonów, które automatycznie uzupełniają treści z profili opiekunów, klientów, kontraktów i przejazdów, znacząco ułatwiło pracę w agencji. Po wdrożeniu tej funkcji, firma szybko zgłosiła potrzebę dostosowania stopki mailowej, co było dla nas sygnałem do dalszych działań. Zadanie to zostało przekazane naszym programistom i jest w trakcie realizacji, co świadczy o naszym zaangażowaniu w ciągłe doskonalenie naszych rozwiązań.