Do prawidłowej realizacji usług opiekuńczych potrzebujemy zgromadzić szereg danych. Dane te są niezbędne do:
- poszukiwania odpowiedniego opiekuna
- stworzenia kontraktów i umów
- rozliczeń
- korespondencji
- zestawień statystycznych
Dane Kontaktowe
Klient
Klient to osoba, której dane są prezentowane na dokumentach. Zakres danych obejmuje imię, nazwisko, adres, oraz innego typu jak źródło pozyskania nowego klienta, czy data początku i końca kontraktu.
Osoby kontaktowe
Poza klientem gromadzimy dane pozostałych osób kontaktowych. Są to często dzieci osób, które wymagają opieki. Mogą to być również inni krewni, sąsiedzi czy przyjaciele rodziny. Jest to niesamowite ułatwienie dla Agencji Pracy, która ma więcej możliwości kontaktu w pilnych, oraz kryzysowych sytuacjach. Można dodać do każdego kontaktu stopień pokrewieństwa.
Instytucje
To firmy, które pomagają dbać o osoby podopieczne. Może to być firma świadcząca usługi typu Pflegedienst, która przychodzi do podopiecznego. Częstotliwość tych wizyt można dodać do planu dnia podopiecznego. Innym przykładem może być Apteka, która przygotowują leki do podania.
Wszystkie powyższe typu kontaktów mogą mieć przypisaną dowolną listę „czynności”, jakie wykonują na rzecz rodziny. Lista ta jest konfigurowalna i może zawierać wiele opcji.
Lista osób do opieki
Hrily pozwala na dodanie wielu osób, które mieszkają w miejscu, gdzie opiekun ma pracować. Do grona tego należą osoby, które przykładowo wymagają
- opieki w dużym zakresie
- drobnej pomocy związanej z opieką
- drobnych pomocy w czynnościach dnia codziennego
Mogą to być również osoby, które nie wymagają pomocy jak również domownicy, którzy pomagają opiekunce w opiece nad innym członkiem rodziny.
Dane kontaktowe z osobą do opieki
Aby dodać podopiecznego, oraz jego dane kontaktowe, wchodzimy w moduł Klienci. Na górze klikamy w Dodaj podopiecznego i zapisujemy wszystkie, interesujące nas informacje.
Okres opieki
Podczas zapisywania danych podopiecznego, mamy możliwość zaznaczenia okresu opieki. W przypadku kiedy opieka dla danej osoby nie jest już potrzebna, możemy wskazać datę zakończenia opieki lub datę zgonu.
Możemy wskazać zakres decyzyjności podopiecznego- od pełnej po utraconą na rzecz konkretnej osoby, którą możemy wskazać.
Przerwy w opiece 24h
Przerwy w opiece to okresy kiedy rodzina przejmuje opiekę nad podopiecznym. Innym powodem przerwy w opiece jest wizyta w szpitalu lub w sanatorium. W takich okresach opiekun nie opiekuje się daną osobą.
Wymagania
Wymagania stawiane przed opiekunem zostały podzielone na sekcje. Ma to na celu pogrupowanie wymagań i obowiązków. Wszystkie te listy są całkowicie konfigurowalne. Dodatkowo można dodać opis, który pozwoli zapisać wyjątkowe wymagania. Do sekcji należą
- Choroby
- Kursy i szkolenia
- Higiena ciała
- Poruszanie się
- Odżywianie
- Prowadzenie domu
- Czas wolny
- Zabiegi medyczne
- Czynności związane ze snem
- Transfer
- Środki pomocnicze
- Codzienne czynności
- Pozostałe
Plan dnia podopiecznego
Informacje o planie dnia podopiecznego to informacje, które są szczególnie cenne na początku pracy opiekuna. W planie dnia można zapisać
- pory posiłków
- rehabilitacje
- spacery
- umówione spotkania
- godziny przyjmowania leków i inne
Wymagania stawiane opiekunowi
Rodziny poszukujące usługi opiekuńczej, często mają dokładne wymagania dotyczące opiekuna. Do podstawowych wymagań można zaliczyć
- poziom języka
- statusu Covid,
- minimalnego i maksymalnego wiek
- prawa jazdy
- palenie papierosów
Dodatkowo mamy kilkadziesiąt innych opcji, aby w profilu rodziny poszukującej usługi opiekuńczej zaznaczyć wymagania.
Finanse-ustalenia ramowe z rodziną
Finanse są jednym z ważniejszych elementów profilu klienta. Budżet, jaki ma do dyspozycji rodzina, jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych pracowników Agencji Opieki. Program CRM dla Agencji Opieki pozwala na zapisanie
- stawki
- za co są dopłaty
- sposób przekazania rachunku
- prowizje dla partnera
Tworzenie profilu klienta w formacie PDF
Tworzenie profilu klienta i przesłanie go do opiekuna jest istotne, aby opiekun miał możliwie jak najwięcej informacji przed podjęciem decyzji. Profil rodziny z wszystkimi podopiecznymi możemy stworzyć w kilka sekund w wielu wersjach językowych.
Adres
Osoba, która jest formalnym klientem, może mieć trzy rodzaje adresów:
- zamieszkania,
- zameldowania,
- do korespondencji
Jednak najważniejszym adresem jest adres Opieki, który wskazuje, gdzie usługa opiekuńcza będzie realizowana.
Rodzaje adresów można poszerzyć o dowolne opcje w konfiguracji systemu ERP. Jeden adres może być oznaczony dowolną listą typów adresów. Dodanie lub usunięcie typu adresu z adres można wykonywać dowolnie.
Warto dodać, że wszystkie kontakty w profilu klienta mają opcje wprowadzania adresów i danych kontaktowych.
Oferowane zakwaterowanie
Jednymi z pytań, jakie opiekun zadaje, są te związane z kwestiami zakwaterowania. Opiekun będzie przebywać w tym miejscu przez cały czas, więc ma to ogromne znaczenie. Rozbieżności w zakwaterowaniu oferowanym przez rodziny jest ogromna, dlatego informacje te muszą być zawarte w profilu opiekuna.
Lista elementów związanych z zakwaterowaniem jest całkowicie konfigurowalna. Mogą tam być informacje
- dom wolnostojący / mieszkanie
- wielkość pokoju
- wyposażanie pokoju
- odległość do sklepów, przystanku
Pliki
Przed rozpoczęciem współpracy z daną rodziną Agencja Opieki musi zgromadzić wiele plików. Są to umowy, zdjęcia, oświadczenia i inne pliku. Platforma Hrily pozwala na gromadzenie wielu plików z opcją dodania opisu.
Dodatkowe tabele
Elementów związanych z klientem (rodziną) w Agencji Opieki jest bardzo wiele. System CRM Hrily zawiera wszystkie informacje dotyczące klienta w jednym miejscu.
Opiekunowie
Tutaj można sprawdzić wszystkich opiekunów, którzy mieli jakikolwiek kontakt z tą rodziną. Czyli są to opiekunowie, którzy byli
- zaproponowani
- odrzuceni
- anulowany
- zaakceptowani przez klienta, ale opiekun z jakiegoś powodu zrezygnował
- byli, są, będą u danego klienta
Dokumenty
Wszystkie wygenerowane dokumenty związane z tą rodziną lub kontraktem u tej rodziny są dostępne w jednej tabeli. Można od razu przejść do profilu dokumenty lub go pobrać.
Zadania
Zadania dotyczą różnorodnych czynności, jakie pracownicy Agencji Opieki wykonują. Mogą to być przygotowanie oferty, przesyłanie dokumentów, obsługa reklamacji, wystawiania rachunku i inne. W tej tabeli są wszystkie zadania związane z daną rodziną. W łatwy sposób możemy przejść do profilu zadania.
Rozliczenia
W trakcie rozmowy z klientem na temat wysokości opłat można dotrzeć w łatwy sposób do kompletnego zestawienia. Tabela zawiera najważniejsze dane takie jak
- numer kontraktu
- jaki był opiekun
- daty
- miesiąc rozliczeniowy
- stawka
- liczba przepracowanych dni
- doliczenia i odliczenia
- łączna wartość
Zestawienia rozliczeniowe
Rozliczenia są dodawane do zestawień. Klienci przeważnie otrzymują zestawienie co miesiąc. W tabeli prezentowane są wszystkie zestawienia z najważniejszymi informacjami, a jednym kliknięciem możemy przejść do profilu zestawienia.