W lutym 2023 wprowadziliśmy do platformy Hrily szereg nowych funkcji – sześć głównych ulepszeń, które znacząco usprawniają pracę, oraz szereg drobniejszych aktualizacji.
Dashboard
Wszystkie zadania do wykonania przez pracowników Agencji Opieki są wylistowane w Dashboardzie. Odbywa się to bez dodatkowego klikania. Dashboard personalizuje wyświetlane informacje dla każdego użytkownika i oferuje opcje takie jak zestawienia statystyczne czy monitoring kontraktów w różnych przedziałach czasowych.
Formularze rejestracyjne dla klientów i opiekunów
Formularze rejestracyjne można dodać na stronie Państwa Agencji Opieki 24h, facebooku, blogu lub w innych miejscach.
Po uzupełnieniu formularza przez klienta lub opiekuna, dane są od razu dostępne w panelu Hrily. Górna belka dashboardu, od razu poinformuje odpowiednie osoby, że jest nowe zgłoszenie. Nie wymaga to dodatkowego klikania.
Osoba po uzupełnieniu formularzu rejestracyjnego zostanie przekierowana na stronę z podziękowaniem i opisem dalszej procedury. Taka strona może być z łatwością dodana w Hrily.
Formularze rejestracyjne mogą być tworzone po niemiecku, angielsku i polsku i innych językach.
Linki rejestracyjne dla klientów
Wszystkie Agencje Opieki mogą dodać dowolną liczbę formularzy rejestracyjnych w zależności od potrzeb. Do Państwa dyspozycji jest:
- dowolne dodawanie pól
- ustawianie, które pola są wymagane
- teksty opisujące formularz
- dodawanie grafik
- zarządzanie zgodami
- po uzupełnieniu formularza przekierowanie na stronę z opisem procesu
- modyfikacja wyglądu
Wielu podopiecznych
Możliwość dodania tabeli z wieloma podopiecznymi. Wszyscy dodali podopieczni mają swój komplet informacji, włączając w to listę wymagań.
Linki rejestracyjne dla opiekunów
Linki rejestracyjne dla opiekunów są funkcjonalnie podobne do tych dla klientów, choć różnią się formą graficzną i polami do uzupełnienia.
Wprowadzenie formularzy rejestracyjnych było krokiem w kierunku realizacji bardziej ambitnych celów w naszym systemie.
Do niedawna branża opiekuńcza borykała się z brakiem jednolitego, nowoczesnego narzędzia do rekrutacji opiekunów osób starszych oraz pozyskiwania rodzin poszukujących usług opiekuńczych.
Nasz portal z ofertami pracy dla opiekunów osób starszych jest innowacyjnym rozwiązaniem, wymagającym minimalnego zaangażowania pracowników. Dzięki połączeniu dedykowanego oprogramowania dla agencji opieki z portalem z ofertami pracy dla opiekunów osób starszych nasi klienci uzyskali znaczącą przewagę nad konkurencją.
Takie same formularze rejestracyjne zastosowano również na innym portalu, który umożliwia agencjom opieki skuteczne sprzedawanie usług całodobowej opieki domowej dla seniorów. Pozwala on na efektywne pozyskiwanie nowych klientów, a co więcej, ułatwia zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie.
To przełomowe narzędzie wprowadza znaczące zmiany w funkcjonowaniu branży opiekuńczej. Agencje opieki mogą teraz obsługiwać wszystkie aspekty działalności, od rekrutacji opiekunów po pozyskiwanie rodzin z Niemiec, Austrii, Holandii, Polski i innych krajów.
Zarządzanie zgodami i automatyczne zapisywanie zgód
Platforma umożliwia zarządzanie zgodami w różnych wersjach językowych w ramach konfiguracji. Wszystkie formularze rejestracyjne mogą mieć dodane dowolne zgody, oraz wskazuje się czy udzielenie jej jest wymagane.
W Hrily jest również możliwość dodania wszystkich zgód.
Procentowe obliczanie prowizji
Wiele Agencji Opieki stosuje rozliczenia prowizyjne z innymi agencjami w branży. Bardzo często wysokość prowizji obliczana jest jako wartość procentowa, od kwoty jaką płaci klient (rodzina).
Dodaliśmy taką opcję w Hrily. W systemie wystarczy wpisać wartość procentową i wybrać rozliczenia, z którego system obliczy należność. Wszystkie należności są obliczone dla każdego miesiąca oddzielnie.
Przejazdy opiekunów
Do tej pory brakowało w naszym systemie opcji obsługi przejazdów przy realizacji kontraktów. Wiele Agencji Opieki sugerowało takie funkcje, dlatego je wykonaliśmy.
Firmy transportowe
Dodaliśmy moduł do zarządzania listą firm przewozowych. Agencje Opieki mogą skompletować swoją listę przewoźników, z których korzystają.
Kontrakt zyskał obsługę przejazdów
W module kontrakty dodaliśmy przejazdy do klienta i od klienta. W każdym z nich są wszystkie niezbędne opcje. Platforma Hrily poinformuje Cię o kontraktach, gdzie został wybrany opiekun i o tym, że trzeba zorganizować przejazd.
Przejazd rozliczenia
Opłaty za przejazd opiekuna może dokonywać którakolwiek ze stron. Przyjazd opiekuna na miejsce pracy i odjazd są realizowane oddzielnie. Platforma Hrily sama podpowiada adresy z opcją zmiany lub wpisania innego adresu. Opłata może być w dowolnej walucie.
Czynności przy organizacji przejazdu
Organizacja przejazdów opiekunów to skomplikowany proces. Dodaliśmy opcję zaznaczania wykonanych czynności. Lista działań jest konfigurowalna i może zawierać dowolną liczbę punktów. Opcje filtrowania pozwalają na odnalezienie przejazdów, gdzie należy wykonać jakąś czynność.
Automatyczne dopasowania
Dopasowania opiekuna do klientów
Dodaliśmy do profilu opiekuna zakładkę prezentującą klientów wymagających posiadanych przez niego kwalifikacji. Platforma sugeruje listę dopasowań takich jak m.in ; poziom niemieckiego, prawo jazdy czy palenie papierosów. Kryteria dopasowań mogą być dodawane i odejmowane według potrzeb. Wszystkie dopasowania mają dwa tryby:
- pierwszy uwzględnia tylko takie rekordy, które spełniają wymagania
- drugi dopuszcza rekordy, które nie mają uzupełnionej danej informacji
Dopasowania klientów do opiekunów
W profilu klienta dodaliśmy analogiczną zakładkę. Lista parametrów, które są brane pod uwagę jest bardzo długa i może być dowolnie edytowana.
Mniejsze zadania usprawniają pracę
Zarządzanie obieg dokumentów w Agencji Opieki
Dokumenty stworzone w Hrily mają konfigurowalną listę czynności do wykonania. Po zaznaczeniu Daty wysłania pojawia się dodatkowe pole, aby uzupełnić datę. Po zaznaczeniu dokument podpisany pojawia się opcja do wgrania plików z dokumentem.
Kontrolowanie obiegu dokumentów jest możliwe poprzez ustawienie odpowiednich kwarend. Pomocne do tego są pola:
- data ostatniej edycji
- data wysłania
- zaznaczone czynności.
Preferowana lokalizacja w profilu opiekuna
W profilu opiekuna dodaliśmy małą tabelę z lokalizacjami preferowanymi przez opiekuna. Można dodać kilka obszarów do zaznaczenia z regionem lub kodem pocztowym.
Oznaczanie jakiej agencji przekazaliśmy Opiekuna i/lub klienta
Profil klienta i opiekuna ma opcję, aby zaznaczyć do jakich partnerskich Agencji Opieki został przesłany. Nasi klienci dopytywali o taką możliwość, więc ją dodaliśmy.
W kliencie, w zakładce Kontakty dodaliśmy opcję wprowadzania osób kontaktowych, oraz instytucji
W profilu klienta może być wiele kontaktów, które są osobami lub instytucjami. Dodaliśmy opcję gromadzenia instytucji. Agencje Opieki z Niemiec w szczególności dopytywały o możliwość dodania danych lekarza, apteki czy firm Pflegedienst.
Kontrakt obsługiwany przez Agencję partnerską
Część Agencji Opieki z krajów, skąd pochodzi klient nie gromadzi danych opiekunów. Mają jednak potrzebę, aby w dodanym kontrakcie zaznaczyć przez jaką Agencję Opieki z kraju skąd pochodzi opiekun jest realizowany kontrakt. Dodaliśmy opcję uzupełniania w kontrakcie opiekuna lub partnerskiej Agencji Opieki.
Brakujące tłumaczenia
W czasie konfigurowania konta i dodawania nowych opcji może się zdarzyć, że brakuje nam pewnych tłumaczeń. Dodaliśmy tabelę, która pokazuje listę brakujących wyrażeń.
Powód zakończenia współpracy z opiekunem
W profilu opiekuna dodaliśmy pole, gdzie po zakończeniu współpracy z opiekunem, możemy uzupełnić przyczynę. Lista jest oczywiście konfigurowalna. Prawidłowe uzupełnienie danych pozwoli na użyteczne zestawienia statystyczne.
Kasy chorych
W zakładce Klient może być wielu podopiecznych. We wszystkich profilach podopiecznych dodaliśmy pole Kasa chorych. Lista kas chorych może być dodawana ręcznie lub automatycznie z danego kraju.
Decyzyjność podopiecznych w kliencie
Profil podopiecznego zyskał pole, gdzie możemy wskazać poziom decyzyjności. W przypadku wybrania opcji, gdzie częściowa lub całkowita decyzyjność została utracona pojawia się pole, gdzie można wskazać osobę na rzecz, której została utracona. Wcześniej osoba ta powinna zostać dodana do kontaktów.
Doliczenia i odliczenia z kwotą zero
Dodaliśmy opcję dodawania doliczeń z kwotą zero, które mogą być prezentowane oddzielnie na rachunkach dla klientów. Była to ważna funkcja dla Agencji Opieki z Luksemburga.
Konfiguracja wspólnych pól – przypisywanie wartości tylko do klienta lub opiekuna
Nadrzędnym założeniem Hrily była spójna lista z jednej strony kwalifikacji opiekuna, a z drugiej wymagań po stronie klienta. Okazało się to bardzo dobrym założeniem, jednak wciąż pewne elementy Agencje Opieki chcą przypisać tylko do jednej ze stron. Dodaliśmy taką opcję.
Data i godzina następnego kontaktu
Część Agencji Opieki nie korzysta z zadań, tylko ustawia daty i godziny spotkań w profilu opiekuna lub klienta. Dodaliśmy do daty również godzinę, co jest pomocne przy planowaniu dnia.
Zmiana kolejności pól
Wiele agencji Opieki w czasie konfiguracji konta w platformie Hrily, dodaje pola nie uwzględniając swojej potrzeby kolejności tych pól. Dodaliśmy opcję w konfiguracji, aby można było zarządzać kolejnością pól. Dobrym przykładem jest tutaj poziom języka niemieckiego.
Profil podopiecznego
Profil podopiecznego zawiera obszerną ilość informacji. Użytkownicy Hrily wskazywali, że aby dotrzeć do planu dnia podopiecznego, trzeba było dodatkowo wykonać jedno kliknięcie. Zmieniliśmy prezentowanie danych w profilu opiekuna i teraz wszystkie dane są dostępne natychmiast.