Agencja Opieki po założeniu konta, może rozpocząć dodawanie opiekunów, klientów, kontrakty, przejazdy i inne informacje. Cały system ERP Hrily jest skonfigurowany wstępnie i ma zdefiniowane wszystkie dane. Należy jednak pamiętać, że konto Państwa firmy, należy dopasować to wypracowanych przez Państwa zespół wzorców. Opisane poniżej opcje możecie Państwo dowolnie zedytować, usunąć, dodać swoje opcje.
Gdzie konfigurujemy profil opiekuna
W zakładce konfiguracja w szybkim wyszukiwaniu należy wpisać kilka pierwszych znaków od słowa opiekunowie, np.: opie i nacisnąć Enter. Program przefiltruje dane konfiguracyjne, które dotyczą modułu opiekunowie. Do skonfigurowania jest ponad 40 różnych informacji. Nie wszystkie muszą dotyczyć Państwa firmy, ale jeśli informacje te mogą się Państwu przydać, należy od początku wprowadzać odpowiednie informacje.
Część wartości jest wspólna dla modułu opiekunowie i klienci. Są to przykładowo cechy charakteru, choroby i inne.
Zakres informacji, jakie możemy skonfigurować
Informacje służące do dopasowania opiekuna do rodziny
Jednymi z najważniejszych kryteriów przy dopasowaniu rodziny i opiekuna są poniższe informacje. Są to dane o opiekunie, które muszą być skonfigurowane w pierwszej kolejności.
Języki opieki
Lista języków, o jakie będziemy pytać opiekuna, możemy ograniczyć tylko do niemieckiego. Natomiast warto rozważyć, czy nie chcemy dodać tam innych języków takich jak angielski, włoski, polski, francuski czy migowy.
Poziomy języka
Poziomy języka w platformie Hrily należy skonfigurować tak, aby odpowiadały temu co aktualnie gromadzi Państwa firma. System CRM pozwala na zarządzanie kolejnością języków. Dodatkowo można dodać bardziej rozbudowany opis, który jest prezentowany w profilu opiekuna w PDF, który jest wysyłany do rodziny. Warto dodać, że lista poziomów jest wspólna dla opiekuna i klienta. To znaczy, opiekuna pytamy o poziom posługiwania się danym językiem. Klienta pytamy jakiego poziomu języka wymaga od opiekuna, który ma opiekować się osobą starszą.
Palenie
Wszystkie Agencje Opieki pytają opiekunów o palenie papierosów. Natomiast odpowiedzi, jakie firmy dopuszczają, są już bardzo zróżnicowane. Możliwości, jakie spotykamy w naszej pracy w trakcie wdrożeń i wspierania zespołów są następujące
- pali
- nie pali
- pali tylko na zewnątrz
- pali do 10/20 papierosów
- pali papierosy tylko elektryczne
Prawo jazdy
Podobnie wygląda sytuacja z prowadzeniem samochodu. Wszyscy rekruterzy o to pytają, ale zakres odpowiedzi jest już bardzo zróżnicowany. Możliwości, jakie spotykamy to
- prowadzi / ma prawo jazdy
- nie prowadzi
- prowadzi tylko na wsi
- tylko skrzynia biegów manualna
- tylko skrzynia biegów automatyczna
Miejsce pobytu
Opiekun spędza kilka tygodni w domu rodziny, więc należy ustalić jakich warunków wymaga opiekun. Warto gromadzić informacje na temat wymagań związanych z pokojem, łazienką, internetem, domem, najbliższą okolicą, sklepach itd. Dokładne wymagania Agencje Opieki w systemie CRM mają bardzo różnorodnie skonfigurowane. Należy podkreślić, że lista opcji związanych z miejscem pobytu jest wspólna dla klienta i opiekuna. Opiekun wymaga konkretnych opcji, a rodzina je oferuje lub nie. Jest to konieczne, aby program ERP mógł automatycznie dopasować klientów do opiekunów i na odwrót.
Zakres prac, jaki opiekun chce wykonywać
W czasie wielu spotkań z pracownikami Agencji Opieki omawialiśmy zagadnienia, jakie informacje warto gromadzić w profilu opiekuna. Jedną z trudnych kwestii jest to czy:
- opiekuna ma w czymś doświadczenie
- opiekun chce to robić
Zdania Agencji Opieki są podzielone. Choć większość składania się ku drugiej opcji. Z naszego punktu widzenia warto gromadzić tylko informacje o czynnościach, które opiekun chce wykonać. Dobrym przykładem jest wstawanie w nocy. Wszyscy możemy to zrobić, ale nie wszyscy chcą.
Doświadczenie z chorobami
Jest to jeden z podstawowych punktów, o jakie rekruter pyta opiekuna osoby starszej. Przykładowe opcje, jakie można skonfigurować w tej sekcji to: agresja fizyczna, agresja słowna, alergia, alzheimer, cewnik, choroby psychiczne, cukrzyca, demencja, depresja, epilepsja, głuchota, niewydolność serca, nowotwór, obsługa aparatu tlenowego, odleżyny, osteoporoza, padaczka, paraliż, Parkinson, problemy z poruszaniem się, problemy z przełykaniem, reumatyzm, stomia, ślepota, stwardnienie rozsiane, udar, zawał
Codzienne czynności
Opiekun pomaga seniorowi w codziennych czynnościach. Przykładowo są to ubieranie i rozbieranie.
Czas wolny
Opiekun część czasu spędza na towarzyskich aspektach z osobami, którymi się opiekuje. Mogą to być spacery, krzyżówki, czytanie, oglądanie TV, kino, teatr, gry lub po prostu dotrzymywanie towarzystwa.
Czynności związane ze snem
Warto ustalić z opiekunem, jakie obowiązki może wykonywać w nocy. Może to być nadzór w nocy, pomoc przy wstawaniu, pomoc w toalecie.
Higiena ciała
Zakres czynności, jaki opiekun może wykonywać związanych z higieną ciała podopiecznych jest różnorodny. Lista ta może obejmować następujące elementy: drobna pomoc w kąpieli, całkowita pomoc w kąpieli, winda wannowa, mycie twarzy i jamy ustnej, higiena intymna, zmiana pampersów, golenie
Odżywianie
Opiekun na szteli może jeść swoje ulubione potrawy. Natomiast dieta i sposób odżywiania seniorów musi być przestrzegany, a często wymagania te są bardzo precyzyjne. Dodatkowo warto dopytać opiekuna czy chce pomagać w trakcie jedzenia seniorom. Przykładowo mogą to być: drobna pomoc w jedzeniu, pomoc w jedzeniu, dieta dla diabetyków, dieta lekkostrawna, dieta wegańska.
Poruszanie się
Każdy podopieczny to indywidualna historia, niektórzy z nich mają problemy z poruszaniem się. Wzięliśmy pod uwagę również to. Lista opisująca stopień niepełnosprawności ruchowej seniora jest następująca: pacjent leżący, wózek inwalidzki, chodzik, podnośnik, asekuracja i pomoc w poruszaniu się.
Transfer
Niektórzy z podopiecznych, mający problem z poruszaniem się, nie wymagają pomocy przy każdej czynności. Stopień określający pomoc przy poruszaniu się seniorowi, zawarliśmy w kilku opcjach: duża pomoc, średnia pomoc, mała pomoc, nie pomaga, brak transferu.
Prowadzenie domu
Osoby starsze, często z powodu swoich dolegliwości zdrowotnych, nie są w stanie zajmować się obowiązkami domowymi wcale lub trochę. Rodzina seniora lub on sam może wskazać, w aplikacji CRM Hrily, czynności lub zabiegi domowe, przy których potrzebowałby pomocy. Lista obejmuje: zakupy, pranie, gotowanie, prasowanie, zmywanie naczyń, sprzątanie mieszkania, prace w ogrodzie, praca nad zwierzętami domowymi.
Zabiegi medyczne
Bardzo często osoby, którymi ma się opiekować potencjalny klient, potrzebują wszelkiego rodzaju zabiegów medycznych i pomocy przy nich. Uwzględniliśmy również i ten aspekt. Lista obejmuje: mierzenie ciśnienia, nadzorowanie zażywania leków, masowanie, gimnastyka, podawanie tlenu, mierzenie poziomu cukru, rehabilitacja, prowadzenie dokumentacji medycznej, podawanie insuliny, wykonywanie zastrzyków, sonda PGE, podawanie kroplówki, obsługa respiratora
Informacje potrzebne do dokumentów
Agencja Opieki potrzebuje kilku istotnych informacji, aby zawrzeć umowę z potencjalnym opiekunem lub klientem. Wszystkie poniższe opcje są konfigurowalne, a podane poniżej opcje to tylko przykłady.
Numer personalny i kontaktowy
Mamy tu na myśli numer telefonu do klienta i opiekuna, a także numer dowodu osobistego. Jednakże rozszerzyliśmy ten zakres o kontakt do bliskiej osoby opiekuna (żony, męża, dziecka), aby w awaryjnej sytuacji, przykładowo osoba ta mogła zapewnić transport powrotny ze szteli. Jeśli chodzi o potencjalnego klienta, zakres kontaktów, numerów rozszerzyliśmy o te do rodziny podopiecznego jak i samego seniora, gdyż często klientem Agencji Opieki, może być ktoś z rodziny lub współmałżonek.
Relacje z osobą kontaktową
Dodatkiem do listy kontaktów w panelu CRM Hrily jest możliwość wprowadzenia większej ilości osób i ich danych, co jest niezwykłym ułatwieniem pracy dla Agencji Opieki, aby w sytuacjach wymagających pilnego kontaktu, mieć możliwość komunikacji z więcej niż jedną osobą z bliskiego otoczenia klienta, podopiecznego.
Rodzaj dokumentu
Zawieramy tutaj wszystkie dokumenty, którymi legitymuje się podopieczny. Najczęściej są to dane: numer identyfikacyjny, paszport, nip, prawo jazdy. Dla cudzoziemców dodatkowo są to informacje o pozwoleniu na pobyt i o tym, czy dana osoba jest rezydentem lub nie.
Stan cywilny
Do wyboru spośród możliwości mamy: żonaty, kawaler/panna/, rozwiedziony, wdowiec.
Status ubezpieczenia
Jest to ważne z punktu widzenia umowy, podatków, składek i innych opłat, jakie musi Agencje Opieki opłacić w ramach zatrudniania opiekuna. Opcja ta pozwala na zaznaczenie dowolnej konfiguracji ustawień każdego opiekunowi z osobna.
Status umowy
Jest to informacja głównie istotna dla pracownika Agencji Opieki. Do statusów zaliczamy te odnoszące się do umów potencjalnego klienta. Lista obejmuje: podpisana, w trakcie przygotowania.
Informacje dodatkowe
Informacje te, głównie rozszerzają naszą wiedzę o opiekunie, aby jeszcze lepiej móc go dopasować do odpowiedniego podopiecznego. Lista obejmuje:
Alergie opiekuna
Mamy tu możliwość zaznaczenia opcji spośród dostępnych, przykładowo alergia na: pyłki roślin, roztocza kurzu domowego, sierść i naskórek zwierząt, zarodniki pleśni. Dzięki temu rekruter będzie w stanie lepiej dopasować potencjalnego klienta do opiekuna, aby dane środowisko nie przeszkadzało w alergii, jeśli takowa jest.
Cechy charakteru
Dzięki tej opcji opiekun ma możliwość lepszego pokazania siebie i wyszczególnienia cech swojego charakteru, które są dla niego istotne. Uważamy, że jest to również niesamowite udogodnienie dla potencjalnego klienta, ktory jeśli wymaga aktywizacji, to poszukamy dla niego opiekuna aktywnego, rozmownego. Lista obejmuje: spokojny, łagodny, aktywny, ruchliwy, rozmowny, zdystansowany, cierpliwy, dokładny.
Hobby
Wyżej wymieniony aspekt możliwości zaznaczenia cech charakteru, łączy się również z opcją wybrania hobby przez potencjalnego opiekuna. Jest to kolejna z podstaw, która ułatwia zadanie rekruterowi w dobrym dopasowaniu. Lista obejmuje przykładowo: czytanie, malowanie, robótki ręczne, pieczenie, pływanie, śpiewanie
Edukacja
Dla niektórych rodzin ważne jest, aby potencjalny opiekun był dobrze wyedukowany. Lista obejmuje edukację od podstawowej do edukacji wyższej.
Kursy i szkolenia
W tej zakładce rekruter ma możliwość przedstawienia całego spektrum kursów i szkoleń, które podnoszą kwalifikacje Opiekuna osoby starszej. Lista obejmuje kurs: ratownika medycznego, masażu, opieki nad osobą niepełnosprawną
Preferowany dojazd
Opiekun może wskazać, jaki dojazd na sztelę preferuje. Jest to niesamowicie istotne, gdyż w przypadku wyboru opcji zorganizowania przejazdu przez Agencję Opieki, są państwo w stanie wpisać wszystkie istotne informacje dotyczące szczegółów dojazdu w jednej zakładce. Spośród opcji do wyboru jest oczywiście również dojazd we własnym zakresie.
Rodzaje adresu
W tej zakładce opiekun, ma możliwość podania więcej niż jednego adresu. Mamy tu na myśli adresy: zamieszkania, zameldowania, do korespondencji, działalności gospodarczej i inny.
Status Covid
Pomimo iż pandemia Covidu już oficjalnie została zakończona, wciąż wiele rodzin seniorów, życzy sobie wciąż wszystkich, niezbędnych informacji dotyczących przebiegu choroby u potencjalnego opiekuna. Najczęściej jest to brany aspekt z uwagi na to, że seniorzy są zazwyczaj osobami schorowanymi, a więc również ich odporność jest obniżona. W aplikacji ERP Hrily mają państwo możliwośc zaznaczenia statusu covid, przebiegu choroby, oraz datę ostatniego i następnego testu.
Waluty kont bankowych
Informacja niezwykle istotna. Oprócz podania podstawowych informacji takie jak dane konta, mają państwo możliwość zaznaczenia, w jakiej walucie chciałby zarabiać opiekun
Statystyki rekrutacji opiekunów
Powód rezygnacji
Czasami zdarzają się, różne, nieprzewidziane sytuacje, w których to opiekun pomimo podpisanej umowy, rezygnuje z pracy. W aplikacji CRM Hrily mają Państwo możliwość zaznaczenia powodu rezygnacji i ew. zaznaczenia opiekuna na czarnej liście, co w przyszłości jasno wskazuje, by nie zaczynać kolejnych rozmów z taką osobą. Lista obejmuje: emerytura i czarna lista.
Status opiekuna
Podczas dopasowań klienta do potencjalnego opiekuna i na odwrót, mają Państwo możliwość podglądu statusu opiekuna, co ułatwia i usprawnia pracę Agencjom Opieki. Lista obejmuje: gotowa do wysłania, w domu, zablokowana, na zleceniu.
Zawód
Część opiekunów ma wyuczony zawód, który jest istotny dla opiekuna osoby starszej. W przypadku pielęgniarki, czy ratownika medycznego warto zapisać taką informację. Zdarza się, że senior to łasuch, więc dobrze będzie szybko odnaleźć kogoś, kto z zawodu jest cukiernikiem. Takie połączenie może być kluczowe.
Źródło pozyskania
Zakładka najczęściej potrzebna do statystyk w Agencji Opieki. Spośród dostępnych do wyboru, macie Państwo: Facebook, z polecenia, od pośrednika, OLX, internet, opiekun zadzwonił, formularz, wizyta w oddziale, inne, brak informacji. Państwa Agencja Opieki prowadzi rekrutację opiekunów różnymi kanałami, które angażują Państwa czas i środki finansowe. Warto jest wiedzieć jakie efekty przynoszą poszczególne źródła pozyskania opiekunów.
Przy konfigurowaniu konta warto skorzystać z pomocy zespołu Hrily. Nasz zespół wspomaga Państwa w wielu językach. Nasze doświadczenie bazuje na setkach warsztatów z Agencjami Opieki z Niemiec, Polski, Austrii, Holandii, Słowacji, Rumunii, Bułgarii, Litwy, Chorwacji i innych.